Door: Angelique Toorians, 16 mei 2023
Wat is ERP eigenlijk en waarom zouden jullie gebruik willen maken van ERP? ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Als je het zou vertalen betekent het, het plannen van de resources in jullie bedrijf. Het doel van ERP is de productiviteit in organisaties te maximaliseren, de kosten te minimaliseren en beheersen, en de klantgerichtheid te optimaliseren.
Hoe werkt ERP?
Een ERP systeem is in feite een bedrijfsbreed software systeem, waar de administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen in één database zijn ondergebracht en geautomatiseerd. Door de automatisering van het ERP systeem worden de verschillende bedrijfsprocessen binnen een organisatie met elkaar verbonden. Het ERP-systeem integreert alle gegevens die met de verschillende bedrijfsprocessen te maken hebben in één centrale database. Alle medewerkers binnen jullie bedrijf hebben hierdoor altijd de beschikking over alle actuele informatie.
Waarom ERP?
Iedere afdeling in een bedrijf heeft vaak zijn eigen systeem en processen. Dit kan variëren van een eigen softwareoplossing tot administratieve processen, of Excel-bestanden. Deze tools werken niet altijd even goed met elkaar samen, terwijl de afdelingen wel gebruik moeten kunnen maken van dezelfde gegevens. Afdeling A heeft bijvoorbeeld gegevens nodig van afdeling B. Vervolgens wordt er een Excel-bestand gecreëerd en verstuurd of zelfs nog geprint. Vervolgens worden de gegevens in het systeem van afdeling A ingevoerd (soms zelfs handmatig). Dit is ontzettend tijdrovend, inefficiënt en foutgevoelig. Het is veel efficiënter als afdeling A en B in hetzelfde softwaresysteem zouden werken, zodat alle relevante informatie voor alle medewerkers op elk moment vrij toegankelijk is. Dat is precies wat ERP-software systemen mogelijk maken: één database voor alle belangrijke bedrijfsprocessen in jullie organisatie.
Werken met ERP
In ERP-software komen alle bedrijfsprocessen en activiteiten samen. Een ERP-software systeem bestaat uit verschillende modules waarmee specifieke taken of afdelingen worden ondersteund. In de praktijk betekent dit dat iedere afdeling met een eigen module in het ERP-systeem werkt. Een medewerker in het magazijn werkt bijvoorbeeld in de magazijnmodule en deze gegevens worden rechtstreeks en in Real Time geregistreerd in het ERP-systeem. Een medewerker van de financiële afdeling werkt in de financiële module en heeft op dat moment direct de beschikking over actuele informatie die betrekking heeft op bijvoorbeeld een binnengekomen bestelling in het magazijn. Alle modules in het ERP-systeem zijn rechtstreeks en in Real Time met elkaar verbonden en gebruiken dezelfde brondata.
Overzicht en inzicht
Doordat er dus vanuit één databron gewerkt wordt, wordt de samenhang tussen de verschillende afdelingen en processen overzichtelijker en inzichtelijker. Zo kunnen jullie sneller ontdekken wanneer iets niet werkt, wat efficiënter zou kunnen en jullie krijgen zo beter grip over alle afdelingen en processen binnen jullie bedrijf.
Systeem kiezen
De keuze van het juiste systeem voor jullie specifieke bedrijf is essentieel. Het belangrijkste is dat jullie voor jezelf nagaan hoe jullie processen lopen en wat het doel is van de eventuele overstap naar een ERP-systeem.
Spire kan jullie hierbij helpen en begeleiden. Maak een afspraak en dan kunnen we samen uitzoeken wat er het beste bij jullie organisatie past.