Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen en Toepasselijkheid 

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten waarbij Spire goederen en/of diensten van welke aard en onder welke benaming dan ook aan klanten levert.

1. Afwijkingen van en aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden gelden uitsluitend als deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.

2. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Indien en voor zover Spire producten of diensten van derden aan klant ter beschikking stelt of daartoe toegang verleent, gelden voor wat betreft die producten of diensten de (licentie- of verkoop)voorwaarden van desbetreffende derden, in de relatie tussen Spire en klant, met terzijdestelling van de daarvan afwijkende bepalingen in deze Algemene Voorwaarden, mits de toepasselijkheid van de (licentie- of verkoop)voorwaarden van die derden door Spire aan klant is medegedeeld en er een redelijke mogelijkheid is geboden om van die voorwaarden kennis te nemen. Als deze voorwaarden van derden om welke reden dan ook niet van toepassing blijken te zijn of niet van toepassing worden verklaard, gelden deze Algemene Voorwaarden onverkort.

4. Als enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden van kracht. Spire en opdrachtgever zullen in dat geval in overleg treden met als doel nieuwe bepalingen die zoveel mogelijk dezelfde strekking hebben als de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen.

5. In geval van tegenstrijdigheid van tussen partijen gemaakte afspraken geldt hetgeen in deze Algemene Voorwaarden is bepaald, tenzij daarvan door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken onder verwijzing naar deze voorwaarden. In geval van tegenstrijdigheid tussen bepalingen in hoofdstukken van deze voorwaarden, geldt wat is bepaald in een eerder hoofdstuk, tenzij uitdrukkelijk daar uitdrukkelijk van is afgeweken.

Hoofdstuk 2 - Definities

In deze voorwaarden en de Overeenkomst hebben de onderstaande termen de volgende betekenis:

1. Spire AI OS: Het Spire Platform draait op het eigen besturingssysteem van Spire, genaamd Spire AI OS. Dit vormt de kern van de technologie en bestaat uit verschillende onderdelen die elk een eigen label en functie hebben.

2. AI (Spire Lite edition): De instapversie van het Spire Platform. Deze bevat de modules Drive, GPT, Chat en ToDo’s en biedt basisfunctionaliteit voor samenwerking, kennisdeling en taakbeheer met AI-ondersteuning.

3. Talk (Spire Talk): Een optionele upgrade waarmee gebruikers kunnen bellen en dicteren met Spire AI. Het systeem luistert actief mee, vat gesprekken samen, noteert afspraken en zet automatisch acties en taken uit voor de gebruiker en diens team.

4. Essentials (Spire Essentials): Het premium AI-product van Spire, ontwikkeld voor bedrijfsintelligentie en productiviteit. Het verbindt kantoor- en buitendienstmedewerkers via één geïntegreerde werkomgeving.
   Essentials bestaat uit meer dan 60 bouwblokken, waaronder CRM, HRM, Projecten, Planning, Inkoop, Voorraad, Payroll en meer.

5. Connect (Spire Connect): De integratie- en datalaag van het Spire Platform, bedoeld voor koppelingen met externe systemen zoals Outlook, OneDrive, boekhoudpakketten en meer dan 1.000 andere toepassingen.

6. Flows (Spire Flows): De module voor workflow- en procesautomatisering, al dan niet ondersteund door AI. Het doel is om bedrijfsprocessen zoveel mogelijk automatisch en foutloos te laten verlopen.

7. Building Blocks: Afzonderlijke functionele onderdelen of toepassingen die aan het Spire Platform kunnen worden toegevoegd en met elkaar samenwerken binnen één ecosysteem.

8. Studio (Maatwerkservice): De dienst van Spire voor het ontwikkelen van klantspecifieke aanpassingen aan het Spire Systeem, uitgevoerd volgens het definitieve ontwerp (Master Design Prototype) en de goedgekeurde specificaties van de Opdrachtgever.

9. Master Design Prototype: De software-blauwdruk die dient als leidraad voor het ontwerp van de gebruikersinterface en gebruikerservaring van het maatwerk. Dit prototype vormt de overkoepelende visuele en functionele basis voor verdere ontwikkeling.

10. SaaS: Software as a Service is een model waarbij software via internet wordt aangeboden en er wordt afgerekend per gebruik of abonnement.

11. ERP-software: Enterprise Resource Planning software is een systeem dat bedrijfsprocessen integreert en automatiseert, zoals financiën, logistiek, productie en klantrelaties.

12. API: dit is een connector, software die zorgdraagt voor geautomatiseerde data-overdracht tussen twee verschillende systemen. 

13. Connect:  is een datamodel dat een veelvoud aan verschillende IT-systemen met elkaar in verbinding brengt middels API connectoren. 

14. Integratie: integratie is het proces waarbij software wordt aangesloten op andere systemen, waarmee gegevens kunnen worden uitgewisseld.

15. Migratie van data: het proces van het overbrengen van gegevens van een oud systeem naar een nieuw systeem, ook datamigratie genoemd..

16. Support: support voor eindgebruikers van Spire-systemen omvat het bieden van technische assistentie en oplossingen voor problemen die gebruikers kunnen ondervinden bij het gebruik van de Spire-software. 

17. Staging en validatie: staging is het proces van het testen van software in een omgeving (de Playground, zie volgende definitie) die zo dicht mogelijk bij de productieomgeving ligt. Validatie is het proces waarbij de software wordt getest, gevalideerd en geaccepteerd door de eindgebruiker. Deze stap wordt ook wel Acceptatie genoemd.

18. Playground: met Playground wordt bedoeld een digitale omgeving waarin eindgebruikers hun nieuwe software kunnen testen en uitproberen en is bedoeld om mensen te trainen en problemen op te lossen, waardoor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de software wordt vergroot voordat deze in de Workspace-omgeving wordt geactiveerd.

19. Workspace: dit is een omgeving waarin eindgebruikers hun het systeem gebruiken voor de operationele en financiële processen. Dit wordt ook wel de Productie-omgeving genoemd.

20. Spire Pulse: is de naam van de chatbot van Spire. Het is een geautomatiseerd systeem dat 24/7 beschikbaar is voor ondersteuning. De chatbot is ontworpen om klanten te helpen bij het oplossen van problemen en vragen over Spires producten en diensten. 

21. Service Support Budget: dit is de tijd die ingezet kan worden voor extra werk, bijvoorbeeld voor aanpassingen nadat het systeem is opgeleverd of die buiten de scope van een opdracht vallen. 

22. Implementatie: dit zijn diensten die worden aangeboden door een trainer, coach of adviseur bij de ondersteuning en implementatie van het software-systeem of in de vorm van Agile coaching..

23. Agile: Agile is een methodologie die gericht is op snelle opeenvolgende cycli van verbeteringen die de flexibiliteit en samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen verbeteren.

24. Back-ups: Een reservekopie van gegevens die is gemaakt voor herstel in geval van gegevensverlies.

25. Beveiliging (ISO 27001): dit is een standaard voor informatiebeveiliging die richtlijnen geeft voor de bescherming van gegevens en systemen.

26. Privacy Statement: is een document waarin wordt uitgelegd hoe een organisatie omgaat met persoonlijke gegevens.

27. Verwerkingsovereenkomst: Een verwerkersovereenkomst is een juridisch document waarin de verantwoordelijkheden en verplichtingen zijn vastgelegd tussen een partij die persoonsgegevens verwerkt (de verwerker) en een partij die deze gegevens verstrekt of degene aan wie de verwerker de opdracht geeft om de gegevens te verwerken (de verwerkingsverantwoordelijke).

28. Intellectual Property Rights: dit zijn de eigendomsrechten op intellectueel eigendom, zoals auteursrechten (bijvoorbeeld broncode, ontwerp en data), patenten en merkenrechten. Ook wel aangeduid met IP of IPR.

29. IT Escrow-zekerheidstelling: dit is een regeling waarbij de broncode en de technische documentatie van software worden opgeslagen bij een onafhankelijke derde partij, voor gebruik in geval de ontwikkelaar of Spire niet in staat is om de software-broncode te leveren, of het verrichten van al wat hiermee verband houdt. 

30. Depothouder: een depothouder is een persoon of entiteit die verantwoordelijk is voor het bewaren en beheren van een bepaalde set data en/of broncode van de IT Escrow-zekerheidstelling.

31. Overdraagbaarheid: ook wel portabiliteit is de mogelijkheid om software of gegevens te gebruiken op meerdere platforms of in meerdere omgevingen.

32. Eindgebruiker: een eindgebruiker is een medewerker van de Opdrachtgever (of een freelancer verbonden aan de Opdrachtgever) die volledige toegang heeft tot het systeem en die het systeem kan gebruiken om processen te starten, te beheren en te voltooien. Een eindgebruiker heeft een eigen en uniek e-mailadres nodig om in te kunnen loggen.

33. Viewer: een viewer is een relatie van de Opdrachtgever die beperkte toegang heeft tot het systeem en enkel informatie kan bekijken. Een viewer heeft een eigen en uniek e-mailadres nodig om in te loggen.

Hoofdstuk 3 - SaaS

Dit hoofdstuk gaat over de Software-as-a-Service (SaaS) dienstverlening van Spire. SaaS impliceert dat Spire de functionaliteit via het internet of een ander datanetwerk aan de Klant ter beschikking stelt zonder dat de Klant de onderliggende software op een fysieke drager of via download ontvangt. 

1. Spire voert de SaaS-dienst uit op verzoek van de Opdrachtgever. De klant mag de SaaS-dienst alleen gebruiken voor zijn eigen bedrijf of organisatie, en alleen voor zover dit noodzakelijk is voor het beoogde gebruik van Spire. De klant mag de SaaS-dienst niet aan derden ter beschikking stellen.

2. Spire kan wijzigingen aanbrengen in de inhoud of omvang van de SaaS-dienst. Als deze wijzigingen belangrijk zijn en tot verandering van de bij de Opdrachtgever geldende procedures leiden, zal Spire de Opdrachtgever hier tijdig van op de hoogte stellen. De kosten van de veranderingen zijn voor rekening van de Opdrachtgever. Indien Cliënt niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan hij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen op het moment dat de wijziging in werking treedt, tenzij de wijziging verband houdt met relevante wetgeving of andere regelgeving van daartoe bevoegde instanties, of indien Spire de kosten van de wijziging voor zijn rekening neemt.

3. Spire kan een nieuwe of gewijzigde versie van de onderliggende software gebruiken om de SaaS Service te implementeren. Spire is niet verplicht om specifieke eigenschappen of functionaliteiten voor Cliënt te onderhouden, te wijzigen of toe te voegen.

4. Spire mag de SaaS-service tijdelijk geheel of gedeeltelijk buiten gebruik stellen voor preventief, correctief of adaptief onderhoud of andere vormen van dienstverlening. Spire zal de buitengebruikstelling niet langer laten duren dan noodzakelijk en zal dit zo veel mogelijk doen op momenten dat de SaaS Service gewoonlijk het minst intensief wordt gebruikt.

5. Spire is niet verplicht om de onderliggende software op een fysieke drager aan de Opdrachtgever te verstrekken.

6. Als er geen verdere afspraken zijn gemaakt, dient de Opdrachtgever de SaaS-dienst zelf verder in te stellen, te configureren, te parametriseren, af te stemmen, gegevens te converteren en te uploaden en, indien nodig, de gebruikte apparatuur en gebruiksomgeving aan te passen.

Hoofdstuk 4. - Garanties. Spire Guarantee Services. Aansprakelijkheid.

Dit artikel beschrijft in hoeverre Spire aansprakelijk is voor fouten in de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever. Spire is uitsluitend aansprakelijk voor de in dit artikel beschreven schade.

1. Spire garandeert dat de bedrijfssoftware voldoet aan de specificaties en eisen die in de Overeenkomst zijn vastgelegd, inclusief in het Master Design Prototype, in het geval van Maatwerk. Spire garandeert tevens dat het software systeem vrij is van fouten of gebreken die redelijkerwijs op te sporen zijn. 

2. Spire Guarantee Service: mocht er ondanks deze garantie toch een fout of gebrek in de bedrijfssoftware optreden, dan zal Spire deze zo snel mogelijk en kosteloos verhelpen.

3. Als er sprake is van directe schade, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat is overeengekomen in de Overeenkomst (exclusief BTW). Als de Overeenkomst langer dan een jaar loopt, wordt het bedrag vastgesteld op grond van de vergoeding voor een jaar. De totale aansprakelijkheid voor directe schade bedraagt maximaal €500.000 (vijfhonderdduizend euro).

4. Schade door overlijden, lichamelijk letsel of materiële schade is beperkt tot € 1.250.000 (één miljoen, tweehonderdvijftig duizend euro).

5. Indirecte schade, zoals winstderving of schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten van aansprakelijkheid. Dit geldt ook voor schade veroorzaakt door het gebruik van door derden geleverde voorgeschreven zaken, materialen of software en schade door toeleveranciers. Spire is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van verminking, vernietiging of verlies van gegevens of documenten.

6. De uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid in dit hoofdstuk zijn uitsluitend van toepassing op de beschreven situaties en veranderen niets aan de andere uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid in deze Algemene Voorwaarden.

7. Indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van het management van Spire, vervallen deze uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid.

8. Indien Spire tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, kan Opdrachtgever Spire daarvoor aansprakelijk stellen. Dit is echter alleen mogelijk indien Opdrachtgever Spire schriftelijk in gebreke stelt en daarbij een redelijke termijn stelt om de tekortkoming te herstellen. Indien Spire ook na die termijn niet aan zijn verplichtingen voldoet, is Spire aansprakelijk voor de schade die Opdrachtgever als gevolg daarvan lijdt. Opdrachtgever dient de schade zo spoedig mogelijk schriftelijk bij Spire te melden en als er binnen vierentwintig maanden geen rechtsvordering tot schadevergoeding is ingesteld, vervalt het recht op schadevergoeding.

9. Indien een derde schade lijdt door een product of systeem dat door opdrachtgever aan hen is geleverd en waar ook Spire bij betrokken is, zal Opdrachtgever Spire hiertegen vrijwaren, tenzij de schade is veroorzaakt door apparatuur, software of andere materialen die door Spire zijn geleverd.

10. Alle beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid in deze Algemene Voorwaarden zijn tevens van toepassing op alle personen die door Spire en haar leveranciers bij de uitvoering van de Overeenkomst worden ingeschakeld.

Hoofdstuk 5 - Overmacht

1. Soms kunnen partijen hun verplichtingen niet nakomen, bijvoorbeeld door onvoorziene omstandigheden. Dit noemen we overmacht. Als Spire door overmacht niet kan leveren, is Spire niet aansprakelijk voor enige garantieverplichtingen.

2. Overmacht kan zich bijvoorbeeld voordoen bij problemen met leveranciers, onderbrekingen van internet- of communicatievoorzieningen, natuurrampen of oorlog. Als de overmacht langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht om de Overeenkomst schriftelijk te beëindigen. Hetgeen reeds ingevolge de Overeenkomst geleverd is, wordt in dat geval naar verhouding verrekend.

Hoofdstuk 6 - Vertrouwelijkheid

1. Spire en Opdrachtgever dienen vertrouwelijke informatie geheim te houden en deze uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van deze Overeenkomst, tenzij de informatie reeds openbaar toegankelijk of met toestemming van de andere partij openbaar is gemaakt of op grond van de wet gedeeld dient te worden.

2. Beide partijen erkennen dat de door Spire geleverde software vertrouwelijk is en dat deze handelsgeheimen omvat.

Hoofdstuk 7 - Beveiliging (ISO 27001)

1. Het geleverde systeem voldoet aan de ISO 27001 beveiligingsstandaarden. 

2. Spire heeft zijn systemen geïnstalleerd op platforms die voldoen aan de eerder genoemde ISO-norm.

3. Spire heeft maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het systeem beveiligd is tegen ongeoorloofd gebruik, toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging van gegevens.

4. De ISO 27001-norm omvat de volgende beveiligingsmaatregelen:

   1. Inventarisatie van beveiligingsbehoeften;

   2. Beheer van toegangsrechten;

   3. Beveiliging van fysieke locaties, de netwerkinfrastructuur, informatie en gegevens, en systemen en applicaties;

   4. Evaluatie van beveiligingsmaatregelen en beheer van incidenten en punten die voor verbetering vatbaar zijn.

5. Spire zal de beveiligingsmaatregelen periodiek herzien en bijwerken om ervoor te zorgen dat het systeem aan de geldende beveiligingsnormen blijft voldoen.

6. Spire zal deze beveiligingsmaatregelen naleven en zal Opdrachtgever desgevraagd ondersteunen bij het implementeren en handhaven van deze maatregelen.

7. Opdrachtgever zal in moeten stemmen met de extra kosten voor de ondersteuning en implementatie van desbetreffende beveiligingsmaatregelen. 

Hoofdstuk 8 - Privacy Statement

1. Spire zal, indien gewenst, voor Opdrachtgever -eenmalig kosteloos-een Privacy Statement opstellen die voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Deze Privacy Statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van Opdrachtgever en zijn klanten in het software-systeem, met inbegrip van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld, hoe ze worden beveiligd en hoe lang ze zullen worden opgeslagen.

3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het bekendmaken van het Privacy Statement aan zijn klanten en het naleven van diens verplichtingen volgens de AVG.

4. Opdrachtgever zal Spire volledige medewerking verlenen bij het opstellen van het Privacy Statement.

5. Zie de specifieke privacy voorwaarden voor de Spire Public Cloud gebruikers op: https://spire.solutions/privacy

Hoofdstuk 9 - Verwerkingsovereenkomst

1. Spire zal, indien gewenst, voor Opdrachtgever -eenmalig kosteloos- een VerwerkingsOvereenkomst opstellen in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

2. De Verwerkingsovereenkomst beschrijft de verantwoordelijkheden van Spire als verwerker van persoonsgegevens en omvat de rechten en plichten van Opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke.

3. Spire zal Opdrachtgever assisteren bij het opstellen van de Verwerkingsovereenkomst en Opdrachtgever volledig informeren over de benodigde bepalingen.

4. Opdrachtgever zal de verwerkingsovereenkomst goedkeuren voordat deze in werking treedt.

Hoofdstuk 10 - Privacy en gegevensverwerking

1. Bij de verwerking van persoonsgegevens dragen zowel Spire als Opdrachtgever verantwoordelijkheden. Hieronder volgen de afspraken hieromtrent.

2. Als Spire het nodig acht, kan zij opdrachtgevers schriftelijk om informatie verzoeken over de manier waarop Opdrachtgever de wettelijke voorschriften met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens naleeft.

3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens waarover deze op grond van de wet verantwoordelijk is. Indien er claims tegen Spire worden ingediend wegens het gebruik van persoonsgegevens waarvoor Opdrachtgever verantwoordelijk is, dient Opdrachtgever deze claims te vergoeden, tenzij Opdrachtgever kan aantonen dat Spire hiervoor verantwoordelijk is.

4. Opdrachtgever dient ervoor te zorgen dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de gegevens die deze via de dienstverlening van Spire verwerkt in overeenstemming zijn met de wettelijke voorschriften en geen inbreuk maken op de rechten van derden. Indien er naar aanleiding van deze data of de uitvoering van de Overeenkomst een rechtsvordering ontstaat, dient Opdrachtgever Spire te vrijwaren.

5. Indien Spire op verzoek of op last van een overheidsinstantie werkzaamheden dient uit te voeren met betrekking tot gegevens van Opdrachtgever, diens medewerkers of gebruikers, dan kan Spire de desbetreffende kosten doorberekenen aan Opdrachtgever.

6. Als Spire diensten verleent als verwerker van persoonsgegevens voor Opdrachtgever, zijn de Standaard Bepalingen voor Verwerking uit Hoofdstuk 2 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens eveneens van toepassing.

Hoofdstuk 11 - Uitvoering van de dienstverlening

1. Spire zal zich naar beste vermogen inspannen om de dienstverlening met zorg uit te voeren volgens de met Opdrachtgever vastgelegde afspraken en procedures. Dit geschiedt op grond van een inspanningsverplichting, tenzij er in de schriftelijke Overeenkomst expliciet een resultaat is toegezegd en er sprake is van een voldoende duidelijke omschrijving van dit resultaat.

2. Bij gebruik van toegangs- of identificatiecodes, certificaten of andere beveiligingsmiddelen is Spire niet aansprakelijk voor schade of kosten die voortvloeien uit het misbruik ervan, tenzij het misbruik het directe gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de kant van het management van Spire.

3. In het geval dat de Overeenkomst is aangegaan met het oog op uitvoering door een bepaalde persoon, heeft Spire het recht deze persoon te vervangen door één of meerdere personen met dezelfde of gelijkwaardige kwalificaties.

4. Spire is niet verplicht om bij de uitvoering van haar dienstverlening aanwijzingen van Opdrachtgever op te volgen, in het bijzonder niet indien dergelijke aanwijzingen de inhoud of omvang van de overeengekomen dienstverlening wijzigen of uitbreiden. Indien dergelijke aanwijzingen desondanks worden opgevolgd, zullen de werkzaamheden worden vergoed volgens de gebruikelijke tarieven van Spire.

Hoofdstuk 12 - De samenstelling van het systeem

1. Spire zal het systeem samenstellen aan de hand van de Spire Building Blocks zoals deze in de Overeenkomst zijn opgenomen.

Hoofdstuk 13 - Maatwerk en maatwerk-aanpassingen

1. Voor Maatwerk (en maatwerk-aanpassingen) geldt dat er eerst een Master Design Prototype (Ontwerp) wordt gemaakt in samenspraak en overleg met Opdrachtgever of dat het ontwerp daarop wordt aangepast.

2. Opdrachtgever zal de wensen en eisen van de eindgebruikers van het systeem schriftelijk of via video instructies duidelijk en helder aan Spire kenbaar maken. Spire zal de wensen en eisen zoveel mogelijk verwerken in het op te leveren systeem en zal zich inspannen om een gebruiksvriendelijk systeem op te leveren dat aansluit bij de werkwijze en processen van Opdrachtgever.

3. Spire zal het systeem aanpassen op basis van het Goedgekeurde Ontwerp, het Master Design Prototype, het budget en de planning.

4. Bij het uitvoeren van maatwerk zullen  in de opdrachtspecificatie ook de meerkosten voor het geven van support, hosting en technisch onderhoud genoteerd staan, als dit ontbreekt dan zal het maandtarief als volgt worden opgehoogd: 

   1. het deel tot 20 gebruikers toenemen met 0,5% over de commerciële waarde (uren x uurtarief)

   2. het deel voor elke gebruiker  boven de 20 0,3‰.

Hoofdstuk 14 - Scope en het toevoegen van functionaliteiten

1. De scope van het project wordt vastgelegd in de Overeenkomst.

2. Het bedrijfssoftware systeem is flexibel en kan verder worden verbeterd en aangepast na voltooiing en acceptatie van de opdracht zoals gedefinieerd in de Overeenkomst.

3. De Opdrachtgever kan verschillende Building Blocks (functionaliteiten) toevoegen aan het ERP-softwaresysteem van Spire, zoals aangegeven in de Building Blocks catalogus. 

4. Opdrachtgever kan na oplevering deze extra Building Blocks toevoegen door deze extra bij te bestellen.

5. De verschillende Building Blocks worden als afzonderlijke bestellingen behandeld (toegevoegde toepassing).

Hoofdstuk 15 - Samenwerking en communicatie

1. Op het gebied van informatie- en communicatietechnologie is het van belang dat Opdrachtgever en Spire goed samenwerken. Opdrachtgever dient daarom op tijd alle redelijke medewerking te verlenen.

2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de correctheid en volledigheid van de gegevens die aan Spire worden verstrekt. Indien de gegevens niet correct zijn, zal Spire hierover navraag doen bij Opdrachtgever.

3. Om de continuïteit te waarborgen dient Opdrachtgever een contactpersoon of contactpersonen aan te wijzen die gedurende de werkzaamheden van Spire als zodanig zullen fungeren. Deze contactpersonen dienen te beschikken over de nodige ervaring, specifieke vakinhoudelijke kennis en inzicht te hebben in de door Opdrachtgever beoogde doelstellingen.

4. Opdrachtgever draagt het risico van de selectie van de door Spire te leveren zaken, goederen en/of diensten. Opdrachtgever dient zich derhalve te verzekeren van de juistheid en volledigheid van de prestatie-eisen. De in tekeningen, afbeeldingen, catalogi, websites, offertes, reclamemateriaal, normalisatiebladen e.d. vermelde maten en gegevens zijn niet bindend, tenzij Spire uitdrukkelijk anders heeft aangegeven.

5. Indien Opdrachtgever bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik maakt van personeel en/of ondersteunende personen, dienen deze over de vereiste kennis en ervaring te beschikken. Als medewerkers van Spire werkzaamheden op locatie van Opdrachtgever verrichten, dient Opdrachtgever tijdig en kosteloos zorg te dragen voor de benodigde voorzieningen, zoals een werkruimte met computer- en netwerkfaciliteiten. Spire is niet aansprakelijk voor schade of kosten als gevolg van overdrachtsfouten, storingen of het niet beschikbaar zijn van deze voorzieningen, tenzij Opdrachtgever kan aantonen dat deze schade of kosten het gevolg zijn van opzet of bewuste roekeloosheid van de kant van het management van Spire.

6. De werkruimte en voorzieningen dienen te voldoen aan alle wettelijke vereisten. Opdrachtgever dient Spire te vrijwaren tegen aanspraken van derden, medewerkers van Spire inbegrepen, die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden welke het gevolg is van het handelen of het nalaten van Opdrachtgever, of van onveilige situaties in diens organisatie. Opdrachtgever dient de binnen zijn organisatie geldende huis-, informatie- en beveiligingsregels voor aanvang van de werkzaamheden kenbaar te maken aan de door Spire ingeschakelde medewerkers.

7. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het beheer, de controle van de instellingen, het gebruik van de door Spire geleverde producten en/of diensten en de wijze waarop gebruik wordt gemaakt van de resultaten van de producten en diensten. Opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor de instructies aan en het gebruik door gebruikers.

8. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het regelen van de benodigde apparatuur, infrastructuur en software alsook voor de installatie, configuratie en het updaten van alle benodigde software op de eigen apparatuur. Als hiervoor andere apparatuur of software benodigd is, is het aan Opdrachtgever om te zorgen dat deze ook correct functioneert en compatibel is met de andere software die er wordt gebruikt.

9. Spire zal de informatie en gegevens die door Opdrachtgever worden verstrekt vertrouwelijk behandelen en uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst.

10. Partijen dienen elkaar tijdig te informeren over belangrijke ontwikkelingen, veranderingen en/of toekomstige behoeften die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de Overeenkomst.

11. Opdrachtgever dient ervoor te zorgen alle benodigde toestemming, vergunningen en/of ontheffingen voor het uitvoeren van de Overeenkomst zijn verworven. Opdrachtgever is verantwoordelijk om Spire te vrijwaren tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het ontbreken van dergelijke toestemming, vergunningen en/of ontheffingen.

12. Spire heeft het recht om de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten indien Cliënt niet voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot het verstrekken van informatie en/of het verlenen van medewerking zoals omschreven in dit Hoofdstuk. De uit deze opschorting voortvloeiende kosten zijn voor rekening van Opdrachtgever.

Hoofdstuk 16 - Project- en stuurgroepen

1. Als beide partijen medewerkers inzetten in een project- of stuurgroep, informeren deze elkaar hierover conform de voor de groep gemaakte afspraken. De besluiten die in een dergelijke groep worden genomen, zijn voor Spire uitsluitend bindend indien de besluitvorming in overeenstemming is met de schriftelijke afspraken tussen partijen, of indien Spire de besluiten schriftelijk heeft aanvaard.

2. Spire is niet verplicht tot het nemen of uitvoeren van een besluit, indien dit naar Spire's oordeel in strijd is met de inhoud en correcte uitvoering van de Overeenkomst. Opdrachtgever dient zich ervan te vergewissen dat de personen die zijn aangewezen om deel te nemen aan een project- of stuurgroep bevoegd zijn om namens Opdrachtgever bindende besluiten te nemen.

Hoofdstuk 17 -  Termijnen

1. De in een Overeenkomst genoemde datum is een harde datum op basis van het afgesproken ontwerp. 

2. Het Systeem zal in overeenstemming zijn met het definitieve ontwerp en de specificaties zoals goedgekeurd door Opdrachtgever. 

3. Als het ontwerp wordt aangepast, kan het zijn dat de planning zal veranderen.

4. Tussentijdse (leverings)data zijn indicatief en niet bindend voor Spire. 

5. Alle tussentijdse opleveringen, die onderdeel zijn van de oorspronkelijke opdracht, vallen onder de voorwaarden en bepalingen van de Overeenkomst.

6. Als een termijn niet haalbaar lijkt, zullen Spire en Opdrachtgever overleggen over de gevolgen van de desbetreffende vertraging.

7. Spire zal zich redelijkerwijs inspannen om de afgesproken (leverings)termijnen en/of (oplever)data na te komen. 

8. Er is pas sprake van verzuim of tekortkoming van Spire indien Opdrachtgever Spire schriftelijk in gebreke heeft gesteld en Spire hierbij de redelijke termijn voor nakoming van de verplichtingen heeft overschreden. Opdrachtgever dient in de ingebrekestelling een volledige omschrijving van de tekortkoming te geven.

9. Als de uitvoering van de Overeenkomst in fasen plaatsvindt, kan de start van een fase door Spire worden uitgesteld totdat het moment dat Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.

10. Spire is niet gebonden aan een (leverings)datum of (leverings)termijn indien wijzigingen in de Overeenkomst zijn overeengekomen, Opdrachtgever zijn verplichtingen niet is nagekomen of meerwerk noodzakelijk is. Het ontstaan van meerwerk is geen reden voor opzegging of ontbinding van de Overeenkomst.

Hoofdstuk 18 - Leveringsprocedure

1. Voor elk project zal de Opdrachtgever een persoon aanstellen die verantwoordelijk is voor het verlenen van goedkeuring als bewijs van akkoord.

2. Levering van het systeem door Spire zal plaatsvinden door het te plaatsen in de Playground-omgeving, al dan niet met tussentijdse leveringen.

3. Eventuele latere uitbreidingen van het systeem zullen ook worden opgeleverd in de Playground-omgeving.

4. Tijdens een online vergadering zal Spire de functionaliteit en werking van het systeem uitleggen aan de aangewezen contactpersoon aan de hand van een scenario. Een Spire-manager zal een video-opname maken van deze vergaderingen en deze delen.

5. De levering van het Master Design Prototype zal worden opgeleverd door het delen van een video dat de nieuwe schermen en de flow van het proces doorloopt.

6. Ter bevordering van tijdslijnen, een hoge productiviteit, technische aspecten en risicobeperking zal Spire pas aan de volgende fase beginnen nadat de Opdrachtgever de opleveringen van de vorige fase heeft geaccepteerd.

7. Indien de aangewezen contactpersoon niet binnen 14 dagen na de oplevering heeft gereageerd, wordt de oplevering als akkoord beschouwd.

Hoofdstuk 19 - Validatie. Trainingsvideo's.
De Workspace-omgeving.

1. Spire zal het op te leveren systeem uitrollen in verschillende omgevingen met behulp van de OTAP-methode (Development, Test, Acceptance, Production). Deze methode is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat er sprake is van een gestructureerde werkwijze voor het uitrollen en testen van het systeem voordat het live wordt geplaatst in de Workspace-omgeving. Zo wordt de kans op fouten gereduceerd en kan het systeem probleemloos live draaien.

2. Dit betekent dat het systeem allereerst bij Spire wordt samengesteld en getest in een Ontwikkelomgeving en Testomgeving. Vervolgens wordt het systeem opgeleverd in de Playground-omgeving (Playground, ook wel de Acceptatieomgeving genoemd), waar Opdrachtgever de gelegenheid krijgt om het systeem te testen en medewerkers wegwijs te maken in het systeem en op te leiden.

3. Opdrachtgever zal de kwaliteit van de levering door gekwalificeerd personeel  laten controleren met behulp van testen met voldoende omvang en diepgang.

4. Eventuele wijzigingen die nodig zijn voor de werking volgens het Master Design Prototype worden daarna doorgevoerd. 

5. Spire zal kort na oplevering (circa 2-3 weken) een gebruikersinstructie video/trainingsvideo aan Opdrachtgever ter beschikking stellen, waarin een beschrijving en/of werkwijze(n) voor het gebruik van de geleverde software is opgenomen. 

6. Naast de in lid 2, hoofdstuk 18, genoemde levering in de Playground-omgeving, heeft de Opdrachtgever de mogelijkheid om zelf te bepalen welke functionaliteiten er naar de Workspace-omgeving (ook wel productieomgeving genoemd) worden overgezet.

7. Na de opdracht van Opdrachtgever, zal Spire in de eerstvolgende Development Sprint van 3 weken de gewenste functionaliteiten van de opgeleverde software overzetten naar de Workspace-omgeving.

Hoofdstuk 20- Aanbiedingen

1. Aanbiedingen en andere uitingen van Spire zijn:

   1. 21 dagen geldig

   2. vrijblijvend, tenzij Spire dit anders schriftelijk kenbaar maakt. 

2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem aan Spire verstrekte gegevens, welke dienen als basis voor de offerte, met uitzondering van evidente typefouten.

Hoofdstuk 21 - Betaling 

Softwarelicenties

1. De licentievergoeding voor het gebruik van het Spire Platform (inclusief Spire AI, Essentials, Connect of andere modules) wordt voorafgaand aan de betreffende gebruiksperiode gefactureerd.

2. Betaling van de licentievergoeding dient te geschieden binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij betaling plaatsvindt via een directe betaalmethode (zoals iDeal, PayPal of creditcard).

3. Spire behoudt zich het recht voor om volledige of gedeeltelijke vooruitbetaling te verlangen, dan wel op andere wijze zekerheid voor betaling te eisen alvorens de dienstverlening wordt voortgezet.

4. Indien de Opdrachtgever niet binnen de gestelde termijn betaalt, is deze – zonder dat een ingebrekestelling vereist is – direct in verzuim en is de wettelijke handelsrente (ex art. 6:119a BW) verschuldigd.

5. Indien betaling na ingebrekestelling uitblijft, kan Spire de vordering uit handen geven. In dat geval is de Opdrachtgever gehouden tot vergoeding van alle redelijke buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten, vastgesteld op minimaal 15% van het openstaande bedrag met een minimum van € 75,-.

6. Onverminderd haar overige rechten is Spire gerechtigd de dienstverlening op te schorten of de toegang tot het platform (tijdelijk) te blokkeren zolang betaling uitblijft, zonder gehouden te zijn tot enige schadevergoeding jegens de Opdrachtgever.

7. Indien betaling niet binnen 45 dagen na de factuurdatum is ontvangen, is Spire gerechtigd de toegang tot de betreffende omgeving of Workspace blijvend te deactiveren totdat volledige betaling is ontvangen.

8. Indien de Opdrachtgever voornemens is een automatische of eenmalige incasso te storneren, dient dit vooraf met Spire te worden afgestemd.

9. Voor zover de dienstverlening het aanbieden van betaalmethoden omvat, worden deze betalingsdiensten uitgevoerd door een derde partij, te weten Mollie B.V. ("Diensten van Derden"). De Opdrachtgever verklaart hiermee bekend en akkoord te zijn.

10. Bij het gebruik van dergelijke Diensten van Derden komt de overeenkomst tot stand tussen de Opdrachtgever en de betreffende derde partij. Spire is geen partij bij deze overeenkomst.

11. Spire is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit of verband houdt met de uitvoering van overeenkomsten tussen de Opdrachtgever en een derde partij, waaronder Mollie B.V. of andere betaalproviders.

Regeling voor Maatwerk en Implementaties

12. Indien de Opdrachtgever een project afneemt dat bestaat uit het Spire Essentials Systeem met specifieke Building Blocks en/of Maatwerk voor aanpassingen, automations, data-analyse/verbetering, geldt de volgende betalingsregeling, tenzij schriftelijk anders overeengekomen:

    1. 30% bij opdrachtbevestiging (voorafgaand aan de start van het project);

    2. 20% bij oplevering en goedkeuring van het Master Design Prototype;

    3. 15% bij het activeren of configureren van de Building Blocks;

    4. 15% bij oplevering van het Maatwerk;

    5. 20% na afronding van de eindoplevering of de overeengekomen acceptatiefase.

13. Iedere oplevering of deeloplevering wordt schriftelijk bevestigd. De goedkeuring daarvan geldt tevens als akkoord voor facturatie van de betreffende termijn.

14. Indien tijdens de uitvoering aanvullende werkzaamheden (meerwerk) worden overeengekomen, worden deze afzonderlijk geoffreerd en gefactureerd volgens de op dat moment geldende tarieven van Spire.

15. Spire behoudt zich het recht voor om uitvoering van het project (tijdelijk) op te schorten indien de Opdrachtgever in gebreke blijft met betaling van één of meer termijnen.

Artikel 11 – Meerwerk en Wijzigingen in Scope

16. Onder meerwerk wordt verstaan: alle door de Opdrachtgever gevraagde werkzaamheden of wijzigingen die niet in de oorspronkelijke overeenkomst, specificaties of het Master Design Prototype zijn opgenomen.

17. Meerwerk kan zowel schriftelijk als mondeling worden overeengekomen, maar wordt pas uitgevoerd na schriftelijke bevestiging of prijsafspraak door Spire.

18. Meerwerk wordt gefactureerd op basis van nacalculatie of een vooraf overeengekomen vaste prijs, met toepassing van de dan geldende uurtarieven.

19. Indien door toedoen van de Opdrachtgever vertraging optreedt in het project of wijzigingen noodzakelijk worden (bijvoorbeeld door onvolledige informatie, veranderde wensen of externe factoren), is Spire gerechtigd de planning en kosten dienovereenkomstig aan te passen.

20. Aanpassingen die leiden tot een wezenlijke wijziging van het project (zoals uitbreiding van scope, extra modules, of functionele herziening) worden uitsluitend uitgevoerd na wederzijdse goedkeuring en ondertekening van een wijzigingsdocument.

Hoofdstuk 22 - Annuleren van bestelde uitbreidingen

1. Indien Opdrachtgever tussentijds besluit een geplande uitbreiding niet door te laten gaan, zal Opdrachtgever de reeds door Spire in het kader van die uitbreidingen verrichte werkzaamheden aan Spire vergoeden op basis van de tarieven zoals opgenomen in de Overeenkomst.

Hoofdstuk 23 - Afschalen van Building Blocks of Maatwerk

1. Opdrachtgever heeft het recht om toegevoegde Building Blocks of besteld Maatwerk af te schalen na overleg met Spire en mits deze niet langer benodigd zijn voor de werking van het systeem.

2. Als Opdrachtgever besluit om bestelde functionaliteit te annuleren of af te bouwen, kan dit na betaling van ten minste 24 maandelijkse termijnen en met inachtneming van een opzegtermijn van 6 kalendermaanden.

Hoofdstuk 24 - Aantal gebruikers

1. Het softwaresysteem kan meegroeien met het bedrijf zonder technische beperkingen en voldoen aan de toekomstige behoeften van Opdrachtgever. 

2. Het Spire-systeem kent 5 typen gebruikers:

   1. Business Owners: ook wel Administrators genoemd, hebben de meest uitgebreide rechten binnen het systeem en zij kunnen gebruikers uitnodigen in het systeem en rechten toekennen.

   2. Bookkeepers & Accountants: deze personen hebben toegang tot de financiële administratie.

   3. Managers: zij kunnen taken inplannen en verwijderen, en documenten en projecten beheren

   4. Users: deze personen kunnen taken uitvoeren, documenten raadplegen en tijd inboeken op taken en projecten waaraan zij werken.

   5. Viewers: zij hebben het recht om mee te kijken naar de status van een project of projecten.

3. In principe kan het systeem worden gebruikt door een beperkt aantal eindgebruikers. Uitbreiding van het aantal gebruikers is mogelijk tegen een meerprijs. Het aantal gebruikers en de meerprijs per type zijn in de overeenkomst opgenomen.

4. Als het aantal gebruikers het maximale aantal overschrijdt, worden de kosten zonder verdere uitdrukkelijke toestemming aangepast. 

Hoofdstuk 25 - Ontbinding van de Overeenkomst

1. Als een van beide partijen zich niet aan belangrijke afspraken in de overeenkomst houdt, kan de andere partij de overeenkomst ontbinden. Voordat dit echter kan geschieden, dient de andere partij eerst een gedetailleerde schriftelijke ingebrekestelling te ontvangen, waarin wordt aangegeven dat deze de gelegenheid krijgt om de gemaakte afspraken recht te zetten.

2. Indien Opdrachtgever reeds prestaties heeft ontvangen vóór de ontbinding van de Overeenkomst, blijven de betalingsverplichtingen bestaan, tenzij Spire ernstig in gebreke is gebleven bij de nakoming van de Overeenkomst. Indien Spire reeds prestaties heeft verricht voordat de Overeenkomst is ontbonden, dient Opdrachtgever de prestaties die voor de ontbinding zijn verricht nog steeds te betalen.

Hoofdstuk 26 - Annulering of Beëindiging van de Overeenkomst

1. Er geldt voor beide partijen een opzegtermijn van 6 maanden. 

2. Als de Overeenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan, kan de Opdrachtgever deze niet tussentijds opzeggen, tenzij dit expliciet is overeengekomen.

3. Als de Overeenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan, kan deze door beide partijen na overleg en met opgave van redenen schriftelijk worden opgezegd na 24 kalendermaanden vanaf het moment van oplevering van Spire Essentials.

4. Spire is niet aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van beëindiging van de Overeenkomst.

5. Beide partijen kunnen de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang, geheel of gedeeltelijk schriftelijk beëindigen, in geval van faillissement, surséance van betaling of bedrijfsbeëindiging van de andere partij.

6. Bij beëindiging om deze redenen is er geen sprake van restitutie van reeds ontvangen gelden of schadeloosstelling. Indien Opdrachtgever onherroepelijk failliet gaat, verliest Opdrachtgever het recht om gebruik te maken van de door Spire geleverde software, websites en diensten, zonder dat Spire enige beëindigingshandeling daartoe hoeft te verrichten.

7. Spire kan de Overeenkomst een eerste keer beëindigen na 3 volledige kalenderjaren, tenzij anders overeengekomen.

Hoofdstuk 27- Intellectual Property Rights - Afkoop.

1. Spire behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op het Software-systeem en de afzonderlijke onderdelen daarvan, al dan niet gecombineerd met andere onderdelen, inclusief de API integratie. 

2. De Opdrachtgever verkrijgt een gebruiksrecht op het SaaS-systeem voor de duur van deze Overeenkomst, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

3. Mochten er omstandigheden zijn waardoor Opdrachtgever het systeem wenst voort te zetten, zonder tussenkomst van Spire, dan heeft Opdrachtgever het recht om op eigen verzoek, de Overeenkomst af te kopen voor een afkoopsom van € 500.000, exclusief overdrachtskosten (zoals technische ondersteuning), afkoopkosten van installaties en kosten van derden.

4. Het eigendomsrecht zoals benoemd in dit artikel blijft onverkort gehandhaafd.

Hoofdstuk 28 - Service Level Agreement

1. Dit hoofdstuk gaat over Service Level Agreements tussen Opdrachtgever en Spire. Als er een Service Level Agreement is overeengekomen, dan wordt de beschikbaarheid van de software, de systemen en de bijbehorende diensten volgens vooraf vastgestelde criteria gemeten. 

2. Er wordt geen rekening gehouden met geplande onderhoudswerkzaamheden of andere zaken waarover Spire geen controle heeft.

3. Als er storingen optreden die buiten de controle van Spire vallen, zullen deze niet in aanmerking worden genomen bij het meten van de serviceniveaus. 

4. Eventuele Service Level Agreements worden schriftelijk vastgelegd en Opdrachtgever dient Spire voortdurend op de hoogte te houden van omstandigheden die van invloed kunnen zijn op het serviceniveau.

5. Bij gebrek aan bewijs van het tegendeel vormen de metingen van Spire het bewijs van de beschikbaarheid van de diensten.

Hoofdstuk 29 - Support 

1. Spire is 24/7 bereikbaar via een support-kanaal (Spire Pulse) dat via de website van Spire bereikbaar is. 

2. De zaken die onder garantie vallen (zie Hoofdstuk 4) worden kosteloos verholpen.

3. Op basis van de prioriteit worden problemen in behandeling genomen. 

4. Werkzaamheden die niet kunnen worden uitgesteld, een en ander ter beoordeling van Spire, worden zonder de vereiste opdracht van Opdrachtgever onverwijld uitgevoerd. Opdrachtgever geeft hierbij uitdrukkelijk en onherroepelijk opdracht.

5. De volgende responstijden zijn van toepassing:

   1. Blockers krijgen de hoogste prioriteit -  Storingen die invloed hebben op de systeembeschikbaarheid: Tijdens reguliere kantoortijden (8.00 tot 18.00 uur): 30 minuten en buiten reguliere kantoortijden: 60 minuten (1 uur).

   2. Problemen krijgen een hoge prioriteit - Storingen die invloed hebben op de functionaliteit en waar geen workaround voor bestaat: 120 minuten (2 uur) tijdens reguliere kantooruren.

   3. Bugs zijn problemen die geen invloed hebben op de beschikbaarheid en functionaliteit van het systeem. Bugs hebben voorrang op andere ontwikkeltaken en de prioriteit en de volgorde wordt in onderling overleg met de Opdrachtgever vastgesteld.

Hoofdstuk 30 - Aanpassingen van het design en/of het systeem

1. Opdrachten voor aanpassingen, verzoeken, etc. of ondersteuning die buiten de Overeenkomst vallen, kunnen door een gebruiker namens Opdrachtgever worden ingediend via het support-kanaal (Spire Pulse)

2. Opdrachtgever kan een reeds goedgekeurd Master Design Prototype (Ontwerp) door Spire laten aanpassen. 

3. Opdrachtgever kan een reeds opgeleverde systeem door Spire laten aanpassen.

4. Aanpassingen aan het systeem worden pas uitgevoerd als Opdrachtgever goedkeuring heeft gegeven op het Design zoals uiteengezet in het Master Design Prototype.

5. Iedere aanpassing aan Master Design Prototype of het Systeem is een afzonderlijke (meerwerk-)opdracht. Spire zal een opdrachtspecificatie met een planning en begroting opstellen en deze voorleggen aan de Opdrachtgever. De Opdrachtgever zal hiermee eerst akkoord moeten geven, voordat het werk zal worden uitgevoerd.

6. Verzoeken of orders die binnen 2 uur kunnen worden uitgevoerd, worden zonder verdere schriftelijke opdracht of bevestiging van Opdrachtgever door Spire ingepland en uitgevoerd.

7. Indien het totaal aantal uren van de in dit punt bedoelde werkzaamheden meer dan 12 uur bedraagt, wordt dit schriftelijk medegedeeld aan Opdrachtgever, waarna deze dient in te stemmen met meerwerk en goedkeuring dient te geven voor hetgeen reeds is uitgevoerd.

Hoofdstuk 31 - Service Support Budget voor meerwerk.

1. Er kan een jaarlijks budget beschikbaar worden afgesproken voor aanpassingen na volledige oplevering (meerwerk). Het aantal uren meerwerk dat beschikbaar is voor het Service Support Budget is vastgelegd in een Overeenkomst.

2. Dit budget wordt maandelijks gefactureerd en het budget verloopt na één maand, ofwel het budget is besteld en vooraf betaald door de klant op basis van een eenmalig budget, dan is het budget 1 jaar geldig.

3. De overeengekomen uren worden pas na voltooiing van de opdracht in mindering gebracht op de nog beschikbare uren van het Service Support Budget.

4. Als het beschikbare Service Support Budget wordt overschreden, wordt de extra tijd achteraf in rekening gebracht. 

5. De tarieven voor meerwerk zijn opgenomen in de Overeenkomst. Indien de tarieven niet specifiek in de overeenkomst genoemd zijn dan gelden de volgende tarieven (prijspeil januari 2026): 

   1. € 127,- per uur voor het ontwerp en de ontwikkeling van maatwerk, integraties en migraties, ontwerpen en aanpassen van geautomatiseerde werkprocessen (Flows) door Spire-gecertificeerde persoon.;

   2. € 156,- per uur voor de inzet van een Agile-gecertificeerde en business consultant;

   3. € 1.340,- per dag voor de inzet van een founder.

Hoofdstuk 32 - Wijzigingen en meerwerk

1. Als Spire op verzoek of met voorafgaande instemming van Opdrachtgever meer werkzaamheden of prestaties verricht dan oorspronkelijk overeengekomen, zullen deze door Opdrachtgever worden vergoed volgens de overeengekomen tarieven of, indien deze ontbreken, dan gelden de gebruikelijke tarieven van Spire. Spire is niet verplicht tot het verrichten van meerwerk en heeft de mogelijkheid om hiervoor een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst te vragen.

2. Opdrachtgever dient zich ervan bewust te zijn dat wijzigingen en meerwerk kunnen leiden tot vertragingen in de levertijd of oplevering. Indien Spire nieuwe levertijden of leverdata vaststelt, vervangen deze de voorgaande data.

3. Indien er voor de Overeenkomst een vaste prijs is afgesproken, zal Spire de Opdrachtgever desgevraagd schriftelijk informeren over de financiële consequenties van meerwerk of prestaties zoals omschreven in dit Hoofdstuk.

Hoofdstuk 33 - Datamodel van Spire - Integratie met andere systemen.

1. Het datamodel voor iedere Spire Private Cloud is gebaseerd op een open-source tool waarmee REST API's kunnen worden ontwikkeld, gebouwd, gedocumenteerd en getest. Spire gebruikt een gestandaardiseerd datamodel dat zorgt voor een eenvoudige integratie met andere systemen en biedt daarnaast voordelen zoals het automatisch documenteren, genereren van code en testmogelijkheden.

2. Opdrachtgever kan Spire verzoeken om een integratie te realiseren van het geleverde Spire systeem met andere systemen. 

3. In dat geval zal Opdrachtgever Spire de volledige toegang geven tot het huidige systeem en alle benodigde informatie en assistentie verlenen om de integratie zo soepel mogelijk te laten verlopen.

4. Op verzoek van Cliënt zal Spire meewerken om andere partijen de mogelijkheid te bieden om te integreren met het Private Cloud Platform van Spire.

5. Spire zal de haalbaarheid en mogelijkheid van de gewenste integratie onderzoeken en uitzoeken hoe de integratie via een API kan worden geïmplementeerd.

6. Spire zal een opdrachtspecificatie met een planning en begroting opstellen en deze voorleggen aan de Opdrachtgever voor akkoord. 

7. De kosten voor de integratie zijn voor rekening van de Opdrachtgever.

Hoofdstuk 34 - Migratie van data uit bestaande systemen

1. Indien de klant de data van bestaande systemen door Spire wil laten overzetten (migreren) naar het Spire-systeem, zal Spire hiervoor een budget opstellen.. 

2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanleveren van de benodigde data en garandeert de juistheid van de data.

3. De Opdrachtgever draagt zorg voor het verkrijgen van eventuele toestemming van derden voor de migratie van deze data.

4. Spire is niet aansprakelijk voor fouten of onvolledigheden in de gegevens die worden overgezet naar het nieuwe systeem, die het gevolg zijn van het feit dat de door Opdrachtgever verstrekte gegevens niet juist of onvolledig zijn.

5. Bij opdracht voor datamigratie zorgt Spire  voor het importeren van de aangeleverde gegevens in het systeem. Ook zorgt Spire ervoor dat de gegevens correct worden weergegeven en functioneren volgens de specificaties van het systeem. Onjuist aangeleverde gegevens zullen onjuist worden overgezet in het nieuwe systeem (garbage in, garbage out).

6. Opdrachtgever zorgt voor een geldige back-up van de aangeleverde gegevens en verstrekt deze aan Spire op diens verzoek.

7. Als zich tijdens de datamigratie problemen voordoen met de data, dan zal Spire deze in samenspraak met Opdrachtgever oplossen.

8. Spire garandeert dat alle gegevens die tijdens het datamigratieproces worden verwerkt, op vertrouwelijke wijze en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving worden behandeld.

9. De kosten voor datamigratie worden apart in rekening gebracht en zijn niet inbegrepen in de prijs voor het Spire-systeem.

10. Als extra werkzaamheden nodig zijn als gevolg van onvolledige of onjuist verstrekte gegevens van de Opdrachtgever, worden deze extra kosten op voorhand besproken en goedgekeurd door Opdrachtgever. Indien dit niet van tevoren kon worden voorzien, wordt het Service Support Budget hiervoor gebruikt, in overeenstemming met de bepalingen in Hoofdstuk 31 - Service Support Budget. Hierbij wordt dit Hoofdstuk dienovereenkomstig van toepassing verklaard.

Hoofdstuk 35 - Implementatie, optimalisatie en Agile werken 

1. De Opdrachtgever dient rekening te houden met de tijd en kosten die nodig zijn om het ERP-systeem te implementeren en de medewerkers op te leiden. 

2. Opdrachtgever dient zorg te dragen voor draagvlak binnen de organisatie voor de implementatie van de software, het werken met de software en het tijdig aangeven van gewenste aanpassingen. Desgevraagd kan Spire hieraan bijdragen door het management te begeleiden in de transitie naar het nieuwe systeem en het werken met het nieuwe systeem.

3. Het Spire-systeem is ontworpen om Agile werken mogelijk te maken. Agile werken is een manier van werken waarbij projecten in kleine(re) stappen worden uitgevoerd. Indien gewenst kan Spire begeleiding bieden bij het implementeren van Agile werken en het optimaliseren van de bedrijfsresultaten.

Hoofdstuk 36 - Back-ups

1. Dit Hoofdstuk heeft betrekking op het maken van backups door Spire van de gegevens van Opdrachtgever. Als het maken van back-ups is opgenomen in de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Spire, zal Spire volledige back-ups maken van de data van Opdrachtgever volgens de schriftelijk overeengekomen frequentie.

2. Spire zal deze back-ups zorgvuldig bewaren. 

3. Als er geen afspraken zijn gemaakt over de duur van de bewaartermijn van back-ups, dan zal Spire deze gedurende de gebruikelijke periode bewaren. 

4. Opdrachtgever is echter zelf verantwoordelijk voor het nakomen van alle op de Opdrachtgever van toepassing zijnde wettelijke administratie- en bewaringsplichten.

Hoofdstuk 37 - Overdracht van rechten en verplichtingen

1. Spire kan, omwille van fiscale, juridische, technische of strategische herstructureringen binnen de groep, beslissen om de opdracht over te dragen aan een andere entiteit die deel uitmaakt van de Spire Solutions Group.

2. In een dergelijk geval aanvaardt Opdrachtgever hierbij op voorhand en onherroepelijk dat deze Overeenkomst en de bijbehorende rechten en verplichtingen worden overgedragen aan het desbetreffende bedrijf.

3. Spire behoudt zich het recht voor de vorderingen tot betaling van vergoedingen aan derden te verkopen, over te dragen of te verpanden.

4. Opdrachtgever kan zijn rechten en verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst niet verkopen, overdragen of verpanden aan een derde zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Spire.

Hoofdstuk 38 - Overdraagbaarheid 

1. In het geval dat Opdrachtgever besluit een afdeling te verzelfstandigen of af te stoten, zal Spire meewerken aan de overdracht van de relevante gegevens aan de verwervende partij, op voorwaarde dat beide partijen meewerken en voldoen aan de gestelde eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

2. De kosten van het splitsen van de te migreren data (database), datamigratie, verificatie en aanpassingen voor gebruik in de nieuwe omgeving zijn voor rekening van Nieuwe Opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen tussen Opdrachtgever en verwervende partij.

3. De verwervende partij zal een afzonderlijke overeenkomst met Spire moeten afsluiten over door Spire te verlenen diensten tegen vergelijkbare voorwaarden.

Hoofdstuk 39 - Betaling

1. Alle prijzen zijn exclusief BTW en andere overheidsheffingen, tenzij schriftelijk anders wordt aangegeven.

2. Alle betalingen dienen uiterlijk 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij anders overeengekomen.

3. Indien Opdrachtgever niet tijdig aan zijn betalingsverplichtingen voldoet, heeft Spire het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten. Spire zal Opdrachtgever hierover van tevoren schriftelijk over inlichten.

4. Bij niet tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en heeft Spire zonder ingebrekestelling het recht om vertragingsrente in rekening te brengen van 1,5% per maand of gedeelte daarvan.

5. Opdrachtgever heeft geen recht op korting of compensatie.

6. De prijzen kunnen worden geïndexeerd vanaf januari en juni conform het DPI (2015 = 100). 

7. De indexering vindt ieder jaar plaats in de maanden juli en januari.

Hoofdstuk 40- IT Escrow zekerheidsstelling

1. Het wordt aanbevolen om de broncode in bewaring te geven bij een IT Escrow-bedrijf.

2. De Stichting Spire IT Escrow Service (Spire Escrow) levert deze aanvullende dienst van IT Escrow Zekerheidstelling voor Spire. Opdrachtgever dient hiervoor een aparte overeenkomst aan te gaan met voornoemde Spire Escrow waarbij Opdrachtgever, Spire en Spire Escrow een overeenkomst aangaan (een overeenkomst tussen drie partijen).

3. Tussen Opdrachtgever en Spire Escrow wordt een Overeenkomst gesloten op opschortende voorwaarden, waarbij Opdrachtgever aanspraken jegens Spire Escrow heeft op het moment van in vervulling gaan van de in die Overeenkomst genoemde tussen Opdrachtgever en Spire Escrow wordt een Overeenkomst onder opschortende voorwaarden gesloten, waarbij Opdrachtgever op het moment van nakoming van de voorwaarden genoemd in die Overeenkomst vorderingen heeft op Spire Escrow, zoals faillissement, surseance van betaling en dergelijke.

4. Opdrachtgever wordt door Spire Escrow uitgenodigd om een opslagplaats aan te wijzen waar de back-ups van de gegevens en de broncode worden opgeslagen.

5. Spire Escrow zal op voorspraak van Spire automatisch proactief een Escrow-zekerheidstelling aanbieden. 

6. Het staat Opdrachtgever vrij de escrow-diensten elders onder te brengen.

Hoofdstuk 41- Gebruik voor Reclamedoeleinden 

1. Spire kan de namen van klanten op de website gebruiken voor promotie- en marketingdoeleinden.

2. Spire zal echter geen klantnamen gebruiken zonder de uitdrukkelijke toestemming van de klant.

3. Spire zal redelijke inspanningen leveren om de klanten schriftelijk op de hoogte te stellen van het voorgenomen gebruik van hun naam voor reclamedoeleinden en zal vooraf toestemming vragen.

4. Opdrachtgever heeft op ieder moment het recht om de toestemming voor het gebruik van de naam van Opdrachtgever voor reclamedoeleinden in te trekken. Spire zal zich redelijkerwijs inspannen om het gebruik van de naam van Opdrachtgever voor reclamedoeleinden te staken, na ontvangst van een schriftelijk verzoek tot intrekking van de verleende toestemming.

5. Spire erkent dat het gebruik van namen van klanten voor reclamedoeleinden onderhevig kan zijn aan wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy. Spire zal zich houden aan alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van klanten.

Voor meer informatie: [email protected]

Spire Solutions is een handelsmerk. Producten en diensten van Spire zijn geregistreerd en/of auteursrechtelijk beschermd en eigendom van Spire Solutions Group Ltd.

© 2025 - Spire Solutions™ | V.2025.11