Genereer eenvoudig consistente en kwalitatieve bedrijfsdocumenten
Door: Angelique Toorians, 10 augustus 2023
Het proces van het omzetten, vertalen van de eisen en wensen van opdrachtgevers naar duidelijke en specifieke parameters, die vervolgens in de offerte of contract moeten worden verwerkt, kan omslachtig zijn en is vaak een gecompliceerd proces. Je wilt uiteindelijk een offerte of contract dat nauwkeurig aansluit bij de verwachtingen, behoeften en eisen van de opdrachtgever.
Er is een manier om deze vertaalslag bijna volledig geautomatiseerd uit te voeren, een manier waarmee je consistente en deels gestandaardiseerde offertes, contracten, facturen en andere documenten kunt creëren. Ben jij nieuwsgierig naar hoe je dit kunt invoeren in jouw bedrijf?
Wij van Spire Solutions bieden deze mogelijkheid binnen ons Spire Systeem en Sector Pakketten, Building Blocks en Maatwerk.
Hoe creëer je je eigen templates?
Met het Spire Systeem kun je op eenvoudige wijze de automatische vertaalslag van de eisen en verwachtingen van de opdrachtgever naar templates maken. In het kort verloopt dit proces op de volgende wijze:
Stap 1: Template bepalen
Eerst zul je moeten bepalen welke template je gaat gebruiken. Welk document ga je opstellen? Dit kan een template van bijvoorbeeld een offerte, contract, factuur of enig ander document dat jullie geregeld gebruiken zijn.
Stap 2: Parameters definiëren
Identificeer de specifieke parameters die in het template moeten worden ingevuld, zoals naam, adres, woonplaats, projectinformatie en andere geselecteerde opties. Deze parameters vormen de basis van het document.
Stap 3: Standaard teksten opstellen en invoeren
Je kunt standaardteksten opstellen voor vaste onderdelen in een document. Tekst die over het algemeen altijd hetzelfde is. Dit kunnen algemene voorwaarden, juridische bepalingen en andere standaardinformatie zijn.
Stap 4: Aanpasbare elementen toevoegen
Tot slot kun je het document aanvullen met niet-standaard elementen. Creëer een sectie in de template waarin je specifieke vereisten kunt toevoegen. Bijvoorbeeld aanvullende clausules, op maat gemaakte voorstellen of andere specifieke informatie.
Stap 5: Laatste check en aanpassingen
Als je alle bovenstaande acties met de tools in jullie Spire Private Cloud Platform hebt ingevoerd, heb je een volledig document. Maar voordat je deze voorlegt of opstuurt naar de opdrachtgever, moet je niet vergeten alles grondig door te nemen en controleren of alle informatie verwerkt en correct is. Wijzig zaken die incorrect of niet volledig zijn of ontbreken.
Spire Essentials
Met Spire Essentials kun je de eisen en de wensen van de opdrachtgever vertalen naar specifieke parameters welke samen met standaardteksten automatisch worden ingevuld in de standaard templates, inclusief naam, adres en woonplaatsgegevens, projectinformatie en andere geselecteerde punten. Daarnaast is er ruimte voor het toevoegen van niet-standaard elementen om aan alle vereisten te voldoen.
Het bijzondere aan het Spire Systeem is dat wanneer er iets verandert in één van de parameters dit snel een eenvoudig verwerkt wordt in de offerte, het contract of de facturen. Met het Spire Systeem kun je snel betrouwbare offertes en contracten opstellen.
Neemt het opstellen van offertes en contracten te veel tijd in beslag of heb je behoefte aan meer consistentie in de offertes en contracten? Of ben je benieuwd naar wat het Spire Systeem nog meer te bieden heeft? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We kijken graag samen met jou naar de mogelijkheden van de automatisering van jullie bedrijfsprocessen.