Hoe los je deze problemen op eenvoudige wijze op?
Door: Angelique Toorians, 30 augustus 2023
Zou het niet geweldig zijn wanneer jouw Sales Manager moeiteloos offertes zou kunnen genereren door simpelweg een aantal parameters in een systeem te voeren en dat daaruit automatisch een accurate berekening voor een offerte verschijnt? Een offerte op grond van up-to-date gegevens.
Geen heen-en-weer bezoekjes meer aan de productieafdeling. Of werkzaamheden die dubbel worden uitgevoerd en procedures die langs, of door elkaar heen lopen, als gevolg van het gebruik van verschillende systemen. Dit soort problemen leiden onvermijdelijk tot inefficiëntie, verwarring, vertragingen in de werkprocessen en hoogstwaarschijnlijk ook ontevreden en gefrustreerde medewerkers, en natuurlijk hogere kosten.
Hoe los je dit op en hoe kan Spire Solutions jullie hierbij helpen?
Problemen door onduidelijke procedures en verschillende systemen
Gebrek aan afstemming – Als verschillende afdelingen verschillende procedures en werkprocessen volgen, leidt dit ongetwijfeld tot inconsistentie en verwarring in de samenwerking en afstemming. Bijvoorbeeld het overdragen van werk van de ene naar de andere afdeling verloopt onoverzichtelijk en de informatieoverdracht is onvolledig of onduidelijk, omdat niet duidelijk is wie er verantwoordelijk is en welke informatie de ander nodig heeft. Of informatie is alweer achterhaald. Het risico op fouten en dus extra kosten en tijd is enorm.
Parallelle workflows – Vaak werken afdelingen parallel aan elkaar zonder dat men op de hoogte is van de voortgang bij de andere afdeling. Wie doet wat? Wat is de planning? Het zorgt voor verwarring en vooral ook overlapping en mogelijk dubbel werk. Inefficiënte workflows dus!
Incompatibiliteit van verschillende systemen – Als afdelingen met verschillende software en systemen werken, die vervolgens niet of niet goed op elkaar aansluiten, zal het delen en integreren van informatie bijna automatisch leiden tot fouten en ineffectiviteit.
Data Fragmentatie – Wanneer informatie over verschillende systemen is verspreid, ontstaat er een onvolledig en inaccuraat beeld van de stand van zaken. Hoe weet je wat er moet gebeuren als er geen accurate informatie beschikbaar is of wanneer de verschillende afdelingen met andere gegevens werken? Misschien denken jullie dat jullie met dezelfde informatie werken, maar misschien is dat helemaal niet zo? Dat is niet handig!
Oplossingen
Implementeer 1 softwaresysteem – De meest logische oplossing is de implementatie van 1 software systeem. Met één software systeem maken alle afdelingen gebruik van dezelfde gegevens en alle procedures zijn via logische workflows verwerkt in het systeem. De gegevensuitwisseling tussen de verschillende afdelingen is geautomatiseerd en vindt in realtime plaats. Taken worden aan teams en/of medewerkers toegewezen en kunnen door alle betrokken partijen worden gevolgd.
Resultaat: de incompatibiliteit tussen de verschillende systemen verdwijnt. Alle informatie is actueel en wordt automatisch geüpdatet als er een (status)wijziging plaatsvindt waar dan ook in jouw bedrijf.
Training en bewustwording – Het is belangrijk dat de medewerkers het nieuwe systeem begrijpen en goed kunnen gebruiken. Met training en bewustwording zal er minder weerstand zijn tegen verandering. Neem je medewerkers mee in en betrek ze rechtstreeks bij het veranderingsproces.
IT-ondersteuning – Een sterke IT-ondersteuningsstructuur is essentieel. Bij eventuele technische problemen kunnen deze snel worden opgelost en kunnen jullie rekenen op continuïteit van jullie werkprocessen.
Spiresolutions
Wij van Spiresolutions hebben de afgelopen jaren ons Spire Essentials Systeem ontwikkeld. Ons Private Cloud Systeem is een robuust, schaalbaar en flexibel systeem gebaseerd op Software as a Service (Saas). Wij ontwikkelen en bouwen jullie Private Cloud Platform in nauwe samenwerking met jullie. Jullie zijn de bron! De kracht van Spire Essentials is dat het uitbreidbaar en aanpasbaar is aan jullie wensen, eisen en werkprocessen.
Wij bieden 24/7 IT-ondersteuning en zorgen dat jullie platform altijd en overal bereikbaar is voor alle betrokken medewerkers en dat jullie platform continu up-to-date en beveiligd is. Wij leveren trainingsvideo’s bij de implementatie van nieuwe applicaties en tools. Inefficiëntie is verleden tijd met Spire Essentials.
Nieuwsgierig geworden? Wij bij Spiresolutions helpen jullie graag. Neem vrijblijvend contact met ons op en dan bekijken we samen hoe wij jullie van dienst kunnen zijn.