Door: Serge Janssen Daalen, 22 mei 2023
ERP staat voor Enterprise Resource Planning en zorgt ervoor dat jullie als bedrijf Agile kunnen gaan werken. Het kiezen en implementeren van ERP-software is een uitdagende taak voor de meeste bedrijven. Hoewel veel ERP-leveranciers vaak alleen de voordelen van hun software oplossingen benadrukken, vertellen ze meestal niet wat de mogelijke risico’s zijn die komen kijken bij dit proces.
Wij willen graag vijf risico’s benoemen waarover ERP-leveranciers niet praten met hun potentiële klanten. Wees je er goed van bewust dat er valkuilen zijn en voorkom een nachtmerrie voor jullie bedrijf.
Risico 1: Onvoldoende voorbereiding
Het gebrek aan een grondige voorbereiding kan leiden tot problemen tijdens het implementatieproces. Voordat jullie een ERP-oplossing/leverancier kiezen, is het van essentieel belang dat jullie een duidelijk overzicht en begrip hebben van de bedrijfsprocessen en -systemen, doelstellingen en vereisten van jullie bedrijf. Voorkom dat jullie achteraf voor verrassingen komen te staan. Denk onder andere na over het overzetten van data (migratie), trainingen en het moment van het overstappen van het bestaande systeem naar het nieuwe ERP-systeem.
Risico 2: Onvoldoende training en ondersteuning
Een ERP-systeem is zo goed als de gebruikers van het systeem. Onvoldoende training en ondersteuning kunnen resulteren in een gebrek aan adoptie en inefficiënt gebruik van de software. Zorg ervoor dat de leverancier voldoende training en doorlopende ondersteuning biedt, waardoor jullie en de medewerkers het maximale uit jullie ERP-investering kunnen halen.
Risico 3: Mismatch tussen software en bedrijfsbehoeften
Wanneer jullie een ERP-oplossing kiezen die niet volledig aansluit bij de specifieke behoeften van jullie bedrijf, dan kan dat tot suboptimale processen en frustratie bij de medewerkers leiden. Zorg voor een grondige analyse van alle bedrijfsprocessen en vergelijk deze met de functionaliteit(en) die de ERP-software biedt. Sluiten deze aan bij jullie wensen en vereisten? Op deze manier zal er vanzelf een goede match uitrollen.
Risico 4: Budgetoverschrijding
ERP-implementaties kunnen complex en kostbaar zijn. Het is belangrijk om realistische budgetten op te stellen en rekening te houden met eventuele extra kosten, zoals maatwerk, training en integratie met bestaande systemen. Met een duidelijk en reëel inzicht in de totale kosten kunnen onaangename verrassingen worden voorkomen. Ik heb een artikel geschreven hoe je budgetoverschrijdingen kunt voorkomen bij ERP-implementatie.
Risico 5: Gebrek aan flexibiliteit en schaalbaarheid
Bedrijven evolueren voortdurend, dus het is belangrijk dat jullie ERP-systeem mee kan groeien met de veranderende behoeften van jullie bedrijf. De meeste ERP-oplossingen zijn niet erg flexibel, en aanpassen is meestal niet mogelijk, wat men jullie ook vertelt. Het verhaal dat hun systeem op maat voor jullie zal worden ingericht, zal kritisch bekeken en bevraagd moeten worden. In alle gevallen geldt, dat het verstandiger is om in 4 of 5 stappen van A-naar-B te gaan, dan in 1 grote stap. Kies een ERP-leverancier die schaalbare en flexibele oplossingen biedt, zodat er niets in de weg staat van jullie toekomstige groei en veranderingen.
Conclusie
Het kopen en implementeren van ERP-software is een belangrijke strategische beslissing voor ieder bedrijf. Een goed systeem zorgt ervoor dat jullie bedrijf kan doorgroeien, maar het tegenovergestelde is ook mogelijk, dat jullie bedrijf door een verkeerde keuze naar beneden wordt getrokken, met alle rampzalige gevolgen van dien. Vele duizenden bedrijven zijn failliet gegaan na een mislukte ERP-implementatie.
Wees je bewust van de risico’s die ERP-leveranciers mogelijk niet met jullie (willen) delen. Neem de nodige voorzorgsmaatregelen, waardoor jullie dit soort problemen voorkomen. Zorg voor een degelijke voorbereiding en kies een oplossing die bij jullie bedrijfsprocessen en -systemen past. Kies een passende oplossing.
Investeer in training en ondersteuning. Houd rekening en controle over het budget. En kies voor flexibiliteit en schaalbaarheid. Op deze manier kunnen jullie de nachtmerrie van een mislukte ERP-implementatie vermijden en profiteren jullie van een effectieve en efficiënte Agile bedrijfsvoering.
Spiresolutions biedt unieke, flexibele, schaalbare en op maat afgestemde ERP systemen. Met een implementatieproces dat rekening houdt met alle bovengenoemde risico’s, als standaard onderdeel van al onze diensten.