Het opbouwen en onderhouden van solide klantrelaties is het basisprincipe van ieder succesvol bedrijf. In een wereld waarin de verwachtingen van klanten voortdurend veranderen, is het noodzakelijk om proactief te blijven en je aan te passen in je aanpak als je deze belangrijke klanten wilt behouden. Het herkennen en aanpakken van problemen zoals ontevreden klanten, trage reacties en verloren verzoeken is cruciaal voor het opbouwen van duurzame klantrelaties. 

Het belangrijkste gevolg van ontevreden klanten is wat men in de professionele wereld churn risk noemt.

Churn Risk

Churn risk is de kans dat potentiële klanten na een lang verkoopproces besluiten om toch geen deal met jullie te sluiten. Maar ook klanten die (dreigen) af te haken vormen een churn risk. Door de churn van je bedrijf te analyseren, zul je de pijnpunten binnen het volledige klanttraject kunnen identificeren, van het eerste contact, het sluiten van een deal tot de after-sales service die jullie bieden. Door de sales pijnpunten te identificeren en analyseren kunnen jullie de producten, diensten en communicatie optimaliseren.

Hoe risicovol is churn?

Je wilt natuurlijk een zo laag mogelijke churn. Maar wat veroorzaakt eigenlijk churn? Als klanten zich niet gezien, gehoord of serieus genomen voelen, is de kans op churn groot. Klanten raken ontevreden en gefrustreerd als ze niet op tijd of onvoldoende antwoorden of oplossingen aangeboden krijgen. Afhankelijk van de aard van de verzoeken of vragen kunnen klanten nerveus worden, vooral als hun zorgen snel moeten worden opgelost of belangrijke consequenties hebben voor hun bedrijf.  Deze frustratie, ontevredenheid en ongerustheid heeft gevolgen. De 2 belangrijkste gevolgen zijn:

Afname in vertrouwen en loyaliteit – Het gebrek aan tijdige antwoorden of oplossingen tast het vertrouwen in het bedrijf en de producten aan. De klanten twijfelen misschien aan de betrouwbaarheid en professionaliteit van je bedrijf en je mensen. Hierdoor neemt de klantloyaliteit af en is de kans groter dat ze niet opnieuw zaken met jullie doen of zelfs vertrekken.

Reputatieschade – Ontevreden klanten zijn eerder geneigd om hun negatieve ervaringen met anderen te delen, zowel persoonlijk als via sociale media. Deze negatieve mond-tot-mondreclame kan schadelijk zijn voor jullie reputatie. Dit is niet alleen schadelijk voor de klantrelatie, maar ook op de lange termijn bij het binnenhalen van toekomstige klanten.

Hoe voorkom je churn risk?

De belangrijkste oorzaak van churn risk is het ontbreken van een geïntegreerd systeem om producten of diensten te beheren en te leveren. Wanneer taken en processen versnipperd zijn over verschillende systemen, zal dit onvermijdelijk leiden tot ontevreden klanten en medewerkers. De bedrijfsvoering is hierdoor complexer en de kans dat klanten besluiten te vertrekken is groot.

Als je het risico op churn wilt verminderen, is het noodzakelijk om te investeren in oplossingen die zorgen voor een betere integratie, automatisering en stroomlijning van interne en externe klantgerichte processen. Dit zorgt voor een consistente en positieve ervaring voor klanten en kan leiden tot een hogere klantloyaliteit.

Het risico om klanten te verliezen is niet het enige risico dat een gebrekkig systeem kan veroorzaken. Je medewerkers kunnen gefrustreerd raken over het systeem en uiteindelijk ook over hun baan en jou als hun werkgever.

Pijnpunt 3 – Stagnatie in Sales

Oorzaken Sales Stagnatie

1. Slechte leadgeneratie en -nurturing – Onvoldoende leads of leads van slechte kwaliteit vertragen het verkoopproces. Het genereren van kwalitatief hoogwaardige leads is essentieel voor een effectieve werking van de rest van de verkooptrechter. Als leads niet voldoende of niet op het juiste moment worden opgevolgd, kunnen er gemiste kansen ontstaan. Effectieve lead-nurturing is essentieel in het binnenhalen van prospects.
   
   

2. Lead kwalificatie – Verkoopteams lopen vast als ze te veel tijd moeten besteden aan leads die niet geschikt zijn voor jullie product of service. Effectieve lead-kwalificatie is noodzakelijk om te kunnen focussen op prospects met daadwerkelijke interesse.

3. Post-sale support – Het ontbreken van support na de verkoop kan tot ontevredenheid bij de klant, verlies van herhaalopdrachten en een verminderde sales efficiency leiden. Zorg ervoor dat de post-sale support direct beschikbaar is.

4. Gebrekkige samenwerking – Een veel voorkomende oorzaak van verkoop stagnatie is gebrekkige communicatie en samenwerking tussen bijvoorbeeld verkoop-, marketing- en productieteams. Als strategieën, werkzaamheden en informatie niet op elkaar zijn afgestemd, zal dit tot verspilde inspanningen leiden. De effectieve coördinatie tussen alle teams is essentieel.

5. Onnauwkeurige of onvolledige data –De implementatie van efficiënte procedures en tools voor gegevensbeheer is van vitaal belang. Onnauwkeurige gegevens veroorzaken problemen in het gehele verkoopproces en verminderen de sales efficiency.

Er zijn andere knelpunten, zoals gemiste kansen door trage communicatie met leads en klanten, complexe sales cycli die in verschillende fases vastlopen, omdat er vaak meerdere goedkeuringen of uitgebreide onderhandelingen nodig zijn, onvoldoende training en vaardigheden waardoor verkoopmedewerkers niet effectief met klanten in contact kunnen treden en deals kunnen sluiten, en dan zijn er nog administratieve procedures waardoor vertragingen in het papierwerk, contracten en goedkeuringen, de eindfase van het salesproces kunnen afremmen.

Hoe voorkom je Sales Stagnatie?

Verouderde systemen en ontbrekende automatiseringen zijn waarschijnlijk de grootste veroorzaker van knelpunten in de verkoop- en order management processen, wat vervolgens weer tot vertraagde follow-ups en onjuiste informatie en updates voor je klanten leidt.

Met digitale transformatie en de implementatie van een modern, innovatief, schaalbaar en flexibel software systeem met geïntegreerde oplossingen, waarbij accurate en realtime informatie 24/7 beschikbaar is, zal het risico op sales stagnatie verminderen, zullen de verkoopprognoses met 20% stijgen, en zal 80% van de knelpunten in het verkoopproces worden geëlimineerd.

Onder aan dit artikel vind je onze eerdere artikelen [1] en [13] over het voorkomen van sales stagnatie en efficiency, en churn risk (Engelstalig).

Pijnpunt 4 – Falende systemen

Als jullie systemen falen en jullie veranderingen in de markt of jullie producten niet kunnen doorvoeren omdat de systemen ‘het niet aankunnen’, dan is het risico groot dat jullie langzaam of misschien zelfs ‘heel snel’ de grip kwijt raken en jullie bedrijf het niet gaat redden in de alsmaar en snel veranderende markten. Een robuust en flexibel software systeem mag gewoonweg niet ontbreken.

Hoe herken je falende systemen?

Er zijn vele oorzaken en symptomen die wijzen op niet werkende, niet voldoende werkende of volledig falende systemen. Enkele vaak voorkomende symptomen en gevolgen van gebrekkige en/of falende systemen zijn:

Productieverlies – Falende systemen leiden geregeld tot ongeplande stilstand van productielijnen, met als onvermijdelijk resultaat: productieverlies. Dit heeft directe gevolgen voor de output en het vermogen om aan de vraag te voldoen, maar ook de betrouwbaarheid van jullie als bedrijf komt hierdoor in het gedrang. Kunnen klanten nog op jullie vertrouwen?

Kwaliteitsproblemen – Systemen die niet goed functioneren, fouten in productieprocessen tot gevolg hebben, wat vervolgens van invloed is op de kwaliteit van de geproduceerde goederen. Dit kan resulteren in defecte producten of producten die niet voldoen aan de wensen en eisen van jullie klanten. Dit zal gevolgen hebben op de klanttevredenheid.

Toenemende operationele kosten – Het oplossen van systeemproblemen en herstel van normale operaties kan leiden tot extra operationele kosten. Denk hierbij aan kosten voor eventuele reparatiekosten, kosten voor stilstand,  IT-ondersteuning, mogelijke boetes wegens vertragingen en hogere arbeidskosten.

Ontevredenheid medewerkers – Vaak hebben we niet door dat onze medewerkers last hebben van falende systemen. Wanneer men met verschillende systemen en datasets werkt, ontstaat er onduidelijkheid en verwarring, het langs elkaar heen werken en onderlinge frustratie. Dit wil je echt voorkomen.

Reputatieschade – Het al eerder genoemde onderwerp: reputatieschade. Als klanten hun vertrouwen in jouw bedrijf verliezen als gevolg van onder andere vertraagde leveringen, kwaliteitsproblemen, slechte communicatie of andere operationele tekortkomingen, dan zal dit onvermijdelijk tot reputatieschade leiden. In de online wereld waarin we nu leven zijn klantbeoordelingen en mond-tot-mondreclame, of social-to-social,  belangrijker dan ooit.

De eerste stap in het ontdekken hoe jullie systemen functioneren is door te gaan praten met en luisteren naar de gebruikers: jullie medewerkers. Zij zijn degenen die met de systemen werken en dagelijks ervaren of jullie systemen doen wat ze eigenlijk zouden moeten doen, of dat er problemen zijn die zorgen voor fouten, onderbrekingen, ontevreden klanten of gefrustreerde medewerkers. Goed lopende en flexibele systemen zijn essentieel en jullie medewerkers zijn een bron van informatie over de werking van de systemen.

Tip – Als jullie ‘eigenlijk al weten’ dat digitale transformatie onvermijdelijk is, is het misschien verstandig te gaan praten met iemand van buiten de organisatie die kennis heeft van dergelijke systemen. Dit kan een consultant zijn, maar ook vakgenoten kunnen jullie hierbij misschien adviseren en assisteren. Het digitale transformatieproces alleen aanpakken is over het algemeen geen goed idee.

Vraag 2 – Hoe betrekken we de medewerkers bij de digitale transformatie?

Medewerkers  vormen de ruggengraat van iedere organisatie. Zij werken dagelijks met de systemen, en staan in direct contact met jullie klanten. Zij vormen de meest waardevolle bron van ervaringen en inzichten in wat goed werkt en wat niet.

Door te overleggen met en luisteren naar je medewerkers, op alle niveaus en binnen alle afdelingen, krijg je een holistisch inzicht van de bedrijfsprocessen. Elk team heeft zijn eigen specifieke procedures en zal waarschijnlijk eigen unieke uitdagingen ervaren. Bespreek en luister naar de praktijkervaringen van medewerkers. Het bevordert niet alleen de onderlinge, teamoverschrijdende samenwerking, maar er zal ook een cultuur van betrokkenheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid ontstaan. De gezamenlijke inspanning is de sleutel tot het bouwen en onderhouden van bedrijfssystemen die aansluiten op de behoeften en uitdagingen van het gehele bedrijf.

Digitale transformatie is een complex proces en is het niet ongebruikelijk dat er bezorgdheid en zelfs weerstand ontstaat bij de implementatie van een nieuw softwaresysteem. Deze zorgen komen vaak voort uit een gebrek aan vertrouwdheid met het nieuwe systeem, een natuurlijke onzekerheid bij veranderingen en een begrijpelijke weerstand tegen alles wat onbekend is.

Zoals eerder genoemd, de ervaringen en ideeën van je medewerkers zijn een bron van informatie. Een ander belangrijk voordeel van overleggen met en betrekken van je medewerkers bij het digitale transformatieproces, is dat als je medewerkers vanaf het eerste moment worden betrokken bij eventuele veranderingen, dat je ze niet meer hoeft te overtuigen van het nut van digitale transformatie. Zij hebben mee kunnen praten, meedenken en meebeslissen. Zij weten van de hoed en de rand en voelen zich medeverantwoordelijk voor het slagen van de overgang naar een nieuw systeem. De betrokken medewerkers kunnen hun collega’s inwerken en zo op een natuurlijke manier vertrouwd maken met een nieuw systeem en de digitale transformatie.

Het doorlopen van het traject van digitale transformatie is dus niet alleen een kwestie van technologische veranderingen, maar ook het overwinnen van psychologische hindernissen. Hoe voorkom je zorgen en weerstand bij digitale transformatie?

Hoe voorkom je zorgen en weerstand bij digitale transformatie?

Zorgen en weerstand zijn totaal natuurlijke reacties wanneer bekend wordt gemaakt dat men van plan is om een nieuw softwaresysteem te gaan implementeren. Je kunt een groot deel van deze zorgen en de weerstand wegnemen door:

Duidelijke communicatie

Verstrek transparante en begrijpelijke informatie over het nieuwe systeem, inclusief de voordelen en het doel van de implementatie. Communiceer regelmatig en op verschillende niveaus binnen de organisatie, zodat iedereen op de hoogte is van de voortgang en eventuele wijzigingen.

Betrek belanghebbenden in het proces

Betrek medewerkers en belanghebbenden bij het besluitvormingsproces rondom de keuze en implementatie van het nieuwe systeem. Dit vergroot het gevoel van controle en betrokkenheid. Identificeer ‘super gebruikers’ binnen teams die kunnen fungeren als interne experts die collega’s kunnen helpen. Betrek hen vanaf het eerste moment bij de digitale transformatie. Zoals hierboven ook al besproken.

Biedt voldoende training en ondersteuning

Zorg voor uitgebreide training voor medewerkers, zodat ze vertrouwd raken met het nieuwe systeem. Biedt ook doorlopende ondersteuning aan na de implementatie. De ‘super gebruikers’ zijn vanaf de start betrokken bij de implementatie van een nieuw systeem en kunnen als vraagbaak voor de collega’s fungeren.

Fasegewijze implementatie

Implementeer het nieuwe systeem in fasen in plaats van alles in één keer. Dit vermindert de impact op de dagelijkse werkzaamheden en maakt aanpassingen gemakkelijker. Voer kleinschalige pilots uit voordat het systeem volledig wordt uitgerold. Dit stelt gebruikers in staat om zich vertrouwd te maken met de veranderingen in een gecontroleerde omgeving.

Erken de zorgen die spelen

Neem de tijd om de zorgen en weerstand van medewerkers serieus te nemen. Luister serieus naar de medewerkers. Het erkennen van hun bezorgdheden creëert ruimte voor open communicatie en specifieke problemen kunnen snel worden opgepakt.

Zorg voor een positieve cultuur en toon leiderschap

Creëer een positieve cultuur die verandering en innovatie aanmoedigt. Leiderschap speelt hierin een cruciale rol door het goede voorbeeld te geven en een proactieve benadering van verandering te tonen en te luisteren naar de medewerkers.

Evalueer en maak aanpassingen mogelijk

Houd regelmatig evaluatie sessies om feedback te verzamelen. Gebruik deze feedback om aanpassingen aan het systeem of de implementatiestrategie door te voeren.

Het is belangrijk om te onthouden dat weerstand tegen verandering een natuurlijk verschijnsel is, maar met de juiste aanpak kan het worden verminderd en omgezet in positieve betrokkenheid.

Mentaliteitsverandering is noodzakelijk

De overstap naar een nieuw software systeem vergt niet alleen technische aanpassingen, maar ook een diepgaande verandering in de manier waarop teams denken, samenwerken en omgaan met verandering en onzekerheid. Het bevorderen van een agile mindset is daarom cruciaal voor het succes van digitale transformatie.

Met de implementatie van een nieuw en flexibel software systeem zullen de processen automatisch efficiënter verlopen en is communicatie tussen de verschillende teams simpeler. De medewerkers zullen mee moeten in de nieuwe manier van werken. Agile werken is inmiddels de norm in de moderne bedrijfsvoering.

Intelligentie is het vermogen om je aan te passen aan verandering

Enkele voordelen van Agile werken:

Flexibiliteit en aanpassingsvermogen

Een nieuw flexibel systeem zorgt ervoor dat het vermogen om snel te reageren op veranderingen mogelijk is. Het nieuwe systeem biedt de mogelijkheid van  voortdurende aanpassing en evolutie tijdens het ontwikkelingsproces en vereist een nieuwe mentaliteit gericht op flexibiliteit en het omarmen van verandering als een normaal onderdeel van het ontwikkelingsproces.

Samenwerking en communicatie

Bij Agile werken is nauwe samenwerking tussen de verschillende teams, teamleden en vereist constante communicatie met belanghebbenden, zoals klanten en eindgebruikers. Een verschuiving naar een meer collaboratieve en communicatieve mindset is essentieel om effectief te kunnen werken.

Zelforganiserende teams

Agile werken moedigt zelforganisatie aan, wat betekent dat teams meer verantwoordelijkheid en autonomie krijgen bij het nemen van beslissingen. Teamleden moeten bereid zijn om meer verantwoordelijkheid op zich te nemen en samen te werken als een autonome eenheid.

Continue feedback en verbeteringen

Het verzamelen van feedback van klanten en teamleden tijdens het ontwikkelingsproces is een van de informatiebronnen, waarbij het accepteren van feedback niet langer wordt gezien als kritiek, maar als een waardevol middel voor voortdurende verbetering, zonder angst voor kritiek.

Klantgerichtheid

Door te focussen op het opleveren van werkende software die aan de behoeften van de klant voldoet is het van belang dat er een verschuiving in de mindset plaatsvindt. Het begrijpen van de klantbehoeften en het prioriteren van functies op basis van hun waarde voor de klant wordt het doel.

Het veranderen van de mindset/mentaliteit zal niet eenvoudig zijn. Sommige medewerkers zullen snel mee kunnen en misschien zelf willen gaan in de digitale en mindset transformatie. Anderen zullen daar echter meer moeite mee hebben. Daarom is het zo belangrijk dat dit onderdeel serieus wordt genomen en aandacht verdient in het transformatieproces en plan.

Vraag 3 – Hoe pak je digitale transformatie aan?

We hebben nu een duidelijker beeld van wat er allemaal zou ‘moeten gebeuren’, voordat jullie in de praktische zin aan de slag gaan met de digitale transformatie. Als iedereen achter het besluit van verandering van de systemen staat is het van belang om het juiste software systeem en een betrouwbare leverancier te kiezen. Het overstappen op een nieuw software systeem is niet eenvoudig en daarom is het zo belangrijk dat jullie vanaf het begin de medewerkers hierin meenemen. Het is een complex proces. Het is niet iets wat je over 1 nacht ijs besluit en wij zijn van mening dat je dit ook niet alleen zou moeten doen.

Het praktische digitale transformatie proces, waarin ook bovenstaande punten uitgebreid aan de orde komen, ziet globaal gezien als volgt uit:

1. Analyse van de werkprocessen en de systemen (identificatie en analyse van de pijnpunten);

2. Opstellen van digitaal transformatieplan (doelstellingen, budget, stakeholders);

3. Keuze van software systeem en -leverancier;

4. Implementatie van het softwaresysteem incl. datamigratie;

5. Training en opleiding van alle medewerkers;

6. Optimalisatie van het systeem en de processen;

7. Innovatie: toepassing van nieuwe technologieën.

Stap 1: Analyse van de werkprocessen en de systemen

Het analyseren van de werkprocessen en de systemen is de eerste stap die jullie moeten maken in het digitale transformatieproces. Het is in feite wat we hierboven hebben beschreven. Uit de analyses komen jullie pijnpunten naar voren die vervolgens in een gestructureerd en degelijk transformatieplan moeten worden omgezet. Natuurlijk doen jullie dit samen met jullie medewerkers.

Zoals al eerder genoemd, als jullie ‘eigenlijk al weten’ dat digitale transformatie onvermijdelijk is, is het misschien verstandig om te gaan praten met iemand van buiten de organisatie die kennis heeft van dergelijke systemen. Dit kan een consultant zijn, maar dit kunnen ook vakgenoten zijn die jullie hierbij misschien adviseren en assisteren. Het digitale transformatieproces alleen aanpakken is over het algemeen geen goed idee.

Het zou kunnen betekenen dat stap 3 ‘de keuze van het softwaresysteem en -leverancier’, in feite stap 1 in jullie digitale transformatieproces wordt. Als je direct op zoek gaat naar het softwaresysteem dat bij jullie bedrijf past en een betrouwbare leverancier vindt, dan kunnen jullie samen een gedegen analyse van de werkprocessen en systemen maken. Voor het ontwikkelen en bouwen van een betrouwbaar, flexibel en robuust software systeem dat specifiek op jullie wensen en eisen is afgestemd, is dit een standaard onderdeel van de service die leveranciers bieden.

Voor het gemak houden we bovenstaand stappenplan vast, maar het is Agile, dus de stappen kunnen omgewisseld worden afhankelijk van de situatie.

Stap 2: Opstellen van digitaal transformatieplan

Zodra er is besloten om over te gaan op een nieuw systeem is het van belang dat jullie dit gestructureerd aanpakken. Het opstellen van een digitaal transformatieplan met meetbare doelstellingen die aansluiten bij de overkoepelende bedrijfsvisie is de volgende stap in het digitale transformatieproces. Deze doelstellingen moeten de drijvende kracht zijn achter de digitale transformatie.

Denk hierbij aan:

Digitale analyse en strategie

Analyseer de bestaande technologische infrastructuur en bepaal welke aanpassingen nodig zijn. Ontwikkel een alomvattende digitale strategie die de huidige staat van de organisatie analyseert, digitale kansen identificeert en een roadmap voor implementatie schetst. Denk aan cloud oplossingen, integratie tools en beveiligingsmaatregelen.

Risicoanalyse en compliance – Ontwikkel een strategie voor het beheer, de analyse en het gebruik van gegevens. Denk na over datakwaliteit, privacy, en beveiliging. Evalueer de risico’s die verband houden met de digitale transformatie en ontwikkel strategieën om deze te beheren. Zorg ervoor dat alle veranderingen voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten.

Meetbare KPI’s en prestatiebewaking – Definieer meetbare KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicator) die de voortgang van de digitale transformatie kunnen volgen. Implementeer systemen voor regelmatige monitoring en rapportage.

Betrokkenheid van belanghebbenden – Identificeer belanghebbenden/stakeholders en bepaal hoe zij bij de digitale transformatie worden betrokken. Overleg en stel multidisciplinaire teams op die betrokken worden bij de digitale transformatie. Zoals eerder al aangegeven, jouw medewerkers weten beter dan wie dan ook wat zij nodig hebben van de systemen.

Innovatie en aanpassingsvermogen (verandermanagement) – Stimuleer een cultuur van innovatie en aanpassingsvermogen binnen de organisatie. Moedig werknemers aan om met nieuwe ideeën te komen, te experimenteren en te anticiperen op veranderingen. Dit omvat ook het aanpakken van eventuele weerstand tegen verandering.

Kennis- & talentontwikkeling – Identificeer de vaardigheden en knowhow van medewerkers. Biedt trainingen, workshops en ontwikkelingsmogelijkheden aan zodat je medewerkers nieuwe systemen, tools en werkwijzen effectief kunnen gebruiken.

Budget en middelen – Stel een budget op voor de digitale transformatie. Zorg ervoor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn voor alle aspecten van het transformatieproces.

Klantfocus en -ervaring – Stel de klanten centraal bij de digitale transformatie. Verbeter de klantervaring door digitale kanalen te optimaliseren en aan te passen aan de behoeften van de klanten.

Het succes van digitale transformatie hangt af van de integratie van deze elementen in een samenhangend plan. Met een duidelijke visie, de juiste technologische basis, het gebruik van data gestuurde inzichten, het stimuleren van een Agile cultuur en het ontwikkelen van de juiste vaardigheden kun je als organisatie het maximale uit je digitale transformatie halen.

Stap 3: Keuze van software systeem en -leverancier

Deze vraag is in feite 2 vragen in één. De volgende aspecten zijn beiden even belangrijk in het volledige digitale transformatie proces:

* Hoe kies ik de juiste software voor ons bedrijf?
* Hoe vind ik een betrouwbare software leverancier?

De voordelen van een ervaren Software Leverancier

Maatwerk oplossingen/Kosten/QA/Compabiliteit

Hoe kies je het juiste Software Systeem voor jullie bedrijf?

Bij het kiezen van het juiste software systeem zullen jullie de volgende punten moeten definiëren en uitzoeken:

Definieer de doelstellingen, de scope en behoeften

• Identificeer de specifieke doelen die jullie willen bereiken met de nieuwe software.

• Maak een lijst van de functies en mogelijkheden die essentieel zijn voor je bedrijfsprocessen.

Bepaal het budget

Misschien vallen we een beetje in herhaling, maar wees je bewust van je budget, dus stel een realistisch budget op voor de aanschaf, implementatie en onderhoud van de software.

Onderzoek de markt

• Doe uitgebreid onderzoek naar de beschikbare software op de markt die aan je behoeften voldoet.

• Vergelijk verschillende oplossingen en maak een shortlist van de meest geschikte opties.

• Onder dit artikel staat een artikel [7] over verschillende software services.

Demo’s en testversies

Vraag om demo’s van de software en probeer indien mogelijk testversies uit om de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteiten te evalueren. Na evaluatie is het van belang dat een functionaliteit aangepast kan worden.

Compatibiliteit en integratie

Controleer of de software compatibel is met bestaande systemen en of het gemakkelijk kan worden geïntegreerd in de bedrijfsomgeving.

Gebruikersfeedback

• Raadpleeg beoordelingen en feedback van andere bedrijven die dezelfde software gebruiken.

• Vraag de leverancier om referenties van bestaande klanten.

Toekomstige schaalbaarheid

Zorg ervoor dat de software schaalbaar is en mee kan groeien met de behoeften van je bedrijf in de toekomst.

Neem deze punten mee in het onderzoek naar een betrouwbare leverancier.

Hoe vind je een betrouwbare software leverancier?

Dit is misschien wel de belangrijkste stap in het hele digitale transformatieproces.
Geloof niet alles zomaar wat software providers/leveranciers je ook vertellen en/of beloven (lees hier meer over in artikel-4)

Een aantal vragen die jullie jezelf kunnen stellen:

* Wat voor een bedrijf willen we zijn? Streven jullie naar groei, innovatie, duurzaamheid of klantgerichtheid? 

* Wat voor een bedrijf is de software leverancier? Verkoopt de leverancier softwarelicenties of ontwikkelen zij de software zelf?

* Wat is de ideale uitkomst en welk resultaat hebben jullie voor ogen? Digitale upgrade of digitale transformatie?

Neem de volgende punten mee in jullie zoektocht naar een betrouwbare en ervaren leverancier.

Reputatie en ervaring

Zoals hierboven ook genoemd bij het checken van feedback en referenties. Onderzoek de reputatie van de leverancier. Hoe lang zijn ze al actief? Welke ervaring hebben ze in jouw specifieke branche? Zijn er bedrijven die al met de software werken?

Certificeringen en naleving

Controleer of de leverancier voldoet aan relevante industriële normen en certificeringen.

Ondersteuning en training

Beoordeel het niveau van klantenondersteuning en de beschikbaarheid van training voor jouw team bij implementatie, maar ook in de toekomst wanneer het systeem wordt geüpgraded.

Licentieovereenkomst en voorwaarden

Lees de licentieovereenkomst zorgvuldig door. Zorg ervoor dat alle voorwaarden duidelijk zijn en aansluiten bij jouw wensen en behoeften.

Onderhoud en updates

Vraag naar het beleid van de leverancier met betrekking tot software-updates, onderhoud en eventuele bijkomende kosten.

Financiële stabiliteit en beveiliging

Beoordeel de financiële stabiliteit van de leverancier om ervoor te zorgen dat ze op lange termijn kunnen blijven ondersteunen. Maar ook of jullie gegevens beveiligd zijn.

Contractuele flexibiliteit

Zorg voor flexibiliteit in het contract, zodat je het kunt aanpassen aan veranderende bedrijfsomstandigheden.

Door zorgvuldig onderzoek te doen, feedback te verzamelen en goed te onderhandelen, kun je de beste software en leverancier voor je bedrijf kiezen.

Stap 4: Implementatie van het software systeem

Na de keuze van de leverancier is het zover: de implementatie van jullie software systeem. Als het goed is zal de leverancier samen met jullie aan de slag gaan met het bouwen en implementeren van het software systeem.

Zorg voor een zorgvuldige planning en voorbereiding om de impact op de bestaande bedrijfsprocessen te minimaliseren.

Stel een Implementatieteam samen

Wijs verantwoordelijkheden toe aan teamleden en benoem een projectmanager.

Bepaal de tijdlijnen

Ontwikkel en stel een gedetailleerde tijdlijn met mijlpalen op. Dit zorgt voor duidelijkheid voor alle betrokken partijen.

Bouw van het software systeem
De software leverancier zal samen met het projectteam aan de slag gaan en aan de hand van het transformatieplan jullie nieuwe software systeem gaan bouwen in iteratieve stappen.

Testen
Vervolgens gaan de gebruikers in een testomgeving de gebouwde tools en software testen. Aan de hand van deze gebruikerservaringen kunnen er altijd nog aanpassingen worden doorgevoerd voordat de software ‘live’ gaat. Met het testen waarborgen jullie de functionaliteiten, prestaties en beveiliging van het systeem.

Implementatie
Na grondig testen door gebruikers en aanpassingen aan functionaliteiten kan het systeem ‘live’ gaan. Vergeet niet om trainingen aan te bieden voor alle medewerkers die met de geïmplementeerde functionaliteiten en/of tools gaan werken.

Datamigratie

Datamigratie is misschien wel het spannendste moment van het implementatieproces. De leverancier zal samen met jullie een inventarisatie en classificatie van bestaande data gaan maken. Aan de hand van deze informatie zal er een gedetailleerd migratieplan opgesteld worden, zodat de gegevens nauwkeurig en veilig worden overgezet. Voordat ook dit deel live gaat zal er getest moeten worden, om mogelijke fouten te identificeren en te corrigeren.

Er komt nog veel meer kijken bij de bouw en implementatie van een nieuw software systeem en tools. Zoals communicatie, evaluatie en monitoring. Dit is globaal wat er absoluut noodzakelijk is. Door aandacht te besteden aan deze punten, kun je de kans op complicaties verminderen en ervoor zorgen dat de implementatie van het software systeem soepel verloopt. Het betrekken van belanghebbenden en het plannen van adequate training en ondersteuning zijn vooral cruciaal voor het succes van het implementatieproces.

Stap 5: Training en opleiding van alle medewerkers

De training en opleiding van medewerkers bij de overgang naar een nieuw software systeem vormen een essentieel aspect voor het succes van de implementatie. Deze investering is niet alleen gericht op het aanleren van technische vaardigheden, en het vertrouwd raken met het nieuwe systeem en de tools, maar vormt ook de sleutel tot het ontsluiten van het volledige potentieel van de nieuwe software. 

Goed opgeleide medewerkers begrijpen niet alleen de functionaliteiten van de software, maar kunnen deze ook effectief toepassen in hun dagelijkse taken. Dit vermindert weerstand tegen verandering, verhoogt de productiviteit, minimaliseert fouten en bevordert een positieve werkomgeving. 

Training en opleiding bieden niet alleen de nodige vaardigheden voor de directe overgang, maar leggen ook een solide basis voor voortdurende groei en aanpassing aan toekomstige ontwikkelingen. Het is een investering in zowel het succes van individuele medewerkers als in de algehele efficiëntie en concurrentiepositie van jullie bedrijf.

Stap 6: Optimalisatie van het systeem en de processen

Optimalisatie van een software systeem en de bijbehorende werkprocessen is van cruciaal belang voor bedrijven die streven naar efficiëntie, flexibiliteit en concurrentievoordeel. Door continu te evalueren en het aanpassen van zowel de software als de bijbehorende werkstromen kunnen organisaties hun operationele prestaties verbeteren.

Optimalisatie van werkprocessen is gericht op het elimineren van overbodige stappen, het verminderen van doorlooptijden en het verbeteren van de algehele samenwerking tussen teams. Wat weer leidt tot snellere besluitvorming, verhoogde klanttevredenheid en een betere aanpassing aan veranderende marktomstandigheden.

Een betrouwbaar, robuust en flexibel software systeem zorgt ervoor dat onbenutte functionaliteiten kunnen worden geïdentificeerd en benut, en workflows worden gestroomlijnd en efficiënter geïmplementeerd. Het garandeert niet alleen betere systeemprestaties, maar ook voor een verhoogde productiviteit en kostenbesparingen.

Het continu monitoren en optimaliseren van de software en de werkprocessen is een essentieel onderdeel voor ieder bedrijf waardoor zij niet alleen hun concurrentiepositie versterken, maar ook flexibel kunnen inspelen op nieuwe uitdagingen en kansen. Het is een strategische benadering die de basis legt voor duurzaam succes en groei in een snel veranderende zakelijke omgeving.

Stap 7: Innovatie: toepassing van nieuwe technologieën

De ontwikkeling van nieuwe technologieën en innovaties gaat op dit moment in een razendsnel tempo. Het openstaan en onderzoeken van nieuwe technologieën en trends is een belangrijk aspect in het digitale transformatieproces. Bij de keuze van de software en leverancier is dit misschien wel een veel vergeten aspect.

Als de software flexibel en innovatief is, kunnen nieuwe technologieën, functionaliteiten en tools (zoals bijvoorbeeld AI) worden toegepast, wat jullie concurrentiepositie weer versterkt.

Het stimuleren van een cultuur van innovatie en creativiteit binnen de organisatie is een ander aspect in dit perspectief. Met de implementatie van een innovatief software systeem zullen de medewerkers meegroeien in de innovatieve manier van denken en werken. De engineers kunnen weer gaan onderzoeken en bedenken van nieuwe mogelijkheden.

Spire eX digitaal transformatie programma

Spire Ex Digitale Transformatie

Spiresolutions beschikt inmiddels over diepgaande kennis over de aanpak van veranderingen in productiebedrijven en bedrijven die projectmatig werken. We richten ons niet alleen op de implementatie van een nieuw systeem maar vooral ook op alle bovengenoemde zaken en meer. Daarom hebben wij ons digitale transformatieprogramma Spire eX ontwikkeld. 

Digitale transformatie is meer dan alleen de implementatie van een software systeem, het is het gehele proces van implementatie, integratie, innovatie en aanpassingen in jullie bedrijf, nu en in de toekomst.

Het Spire eX programma is ontworpen met de behoeften van project gestuurde organisaties in het achterhoofd, met een specifieke focus op fabricage- en productiebedrijven.

Spire eX – Projectplanning en roadmap voor digitale transformatie

Het Spire eX programma wordt aan de hand van een projectplanning & roadmap uitgewerkt. De roadmap wordt uitgewerkt aan de hand van een duidelijk, op mijlpalen gebaseerd kader waarin de volledige projectomvang is uitgesplitst in iteratieve stappen.

Dit omvat onder andere:

• De levering van het Spire Essentials-systeem; 

• Gedetailleerde fasen voor datamigratie; 

• Project Implementatie, optimalisatie en innovatie; 

• Gedetailleerde trainingssessies; en

• De overgang van gebruikersondersteuning naar de Spire Support afdeling.

Misschien is dit allemaal te veel informatie om in één keer te behappen. Daarom kun je natuurlijk altijd vrijblijvend contact met ons opnemen of een afspraak maken met één van onze medewerkers. Digitale transformatie is onze passie en wij willen liefst dat ieder bedrijf op efficiënte en plezierige wijze kan blijven doorgroeien.

Contact

Ben je klaar voor de volgende stap of weet je nog steeds niet zeker of er überhaupt iets moet veranderen? Als het antwoord ja is, maar je weet niet precies wat of hoe? Of denk je aan een ander of nieuw systeem? Of is er iets anders? Neem een kijkje op onze website voor meer diepgaande informatie, gedetailleerde bronnen, praktijkvoorbeelden en onze oplossingen.

Als je vragen hebt of meer informatie wilt, of wil je gewoon een praatje met ons maken, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen of een gratis consult/gesprek in te plannen. We helpen je graag!

SpireSolutions – Digital Transformation Made Easy

Aanvullende informatie en artikelen over digitale transformatie

Op ons blog staan vele verschillende artikelen over diverse onderwerpen die allemaal te maken hebben met digitale transformatie. Kijk er gerust rond. Een aantal artikelen met betrekking tot de onderwerpen die in dit artikel ter sprake zijn gekomen.

[1] Sales Efficiency – een systematische aanpak voor duurzame groei
[2] Toe aan een transformatie in jullie bedrijfssystemen?
[3] Blocked! Kan jullie huidige systeem jullie nieuwe strategie aan?
[4] De nachtmerrie die je wilt voorkomen: 5 risico’s die ERP-leveranciers je niet durven te vertellen
[5] Software Chaos: wanneer systemen falen, zijn de gebruikers de dupe
[6] Agile Management: welke methodes zijn er en wat zijn de verschillen?

[7] Wij kiezen voor SaaS, maar welke andere systemen zijn er en wat zijn de verschillen?

[8] Toe aan een transformatie in jullie bedrijfssystemen?

[9] 10 begrippen die je vooraf wilt weten, wanneer je op zoek gaat naar nieuwe bedrijfssoftware

[10] Scope Creep: wat is dat eigenlijk en hoe voorkom je het?
[11] De valkuilen van datamigratie: Waarom je beter niet kunt gokken met je bedrijfsgegevens

[12] Agile Thinking: het geheime wapen dat nog (bijna) niemand kent
[13] Churn Risk – How integrated business processes reduce the risk of churning customers (Engelstalig artikel)