Het leven van een engineer – een systematische aanpak voor het transformeren van relaties door betrouwbare prestaties
Door: Jeroen Minnee en Angelique Toorians, 13 januari 2024
Geïntegreerde bedrijfsprocessen en systemen
Het opbouwen en onderhouden van solide klantrelaties is het basisprincipe van elk succesvol bedrijf en geïntegreerde bedrijfsprocessen zijn hierbij vandaag de dag essentieel. In een wereld waarin de verwachtingen van klanten voortdurend veranderen, is het noodzaak om proactief te blijven en je aan te passen in je aanpak om deze essentiële connecties te onderhouden. Het herkennen en aanpakken van problemen zoals ontevreden klanten, trage reacties en zoekgeraakte verzoeken is cruciaal voor het opbouwen van duurzame klantrelaties. Geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen zullen jou en je technici helpen om deze uitdagingen aan te gaan.
Verbetering van klantrelaties is cruciaal, maar dit hoeft niet meteen te betekenen dat jullie bedrijfssysteem volledig op de schop moet. Vandaar dat we in dit artikel praktische stappen ter verbetering van de klantrelatie zullen behandelen die tevens van invloed zijn op de bedrijfsprocessen en het werk van jouw technici. Door deze strategieën en budgetvriendelijke oplossingen toe te passen, verbetert niet alleen de klantervaring, maar stimuleert dit ook de loyaliteit, het vertrouwen en uiteindelijk jullie bedrijfsresultaten. Bovendien zullen de technici steeds innovatiever worden en betere producten en diensten kunnen ontwikkelen.
Geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen creëren niet alleen voordelen voor jouw technici en succes bij de klanten, maar leiden ook tot een 40% snellere reactietijd op vragen van jouw klanten, waardoor geen enkel verzoek ooit nog wordt vergeten en gemiste deals vaker kunnen worden teruggewonnen.
In dit artikel gaan we in op:
-
Wat klant churn is;
-
Hoe je knelpunten kunt identificeren;
-
Wat jouw technici ervaren en nodig hebben;
-
De hoofdoorzaak van churn-risico;
-
De problemen en voordelen van geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen.
Wat is klant churn?
De onverbloemde waarheid over het risico van churn op bedrijfsprocessen
Wat is de oorzaak van churn?
Hoe voorkom je klant churn?
Verkoop aan de juiste bedrijven
Wat in het begin goed geld lijkt, kan op de lange termijn leiden tot onnodige kosten. Klanten winnen is slechts één stap in het gehele proces. Klanten vasthouden garandeert de groei van je sales. Als je verkoopt aan bedrijven die niet voldoen aan het ideale klantprofiel, kan dat op de lange termijn kostbaar worden. De keuze van de juiste bedrijven draagt bij aan één van de belangrijkste statistieken in het bedrijfsleven: lifetime value.
Kwalitatieve inwerkperiode
Het inwerken van nieuwe klanten is de eerste stap die volgt op de ondertekening van het contract. De nieuwe klant kan niet wachten om aan de slag te gaan. Onboarding is vaak echter ook een lastig onderdeel dat een nare smaak kan achterlaten bij klanten als het niet goed wordt aangepakt. Hier zijn enkele veel voorkomende obstakels op het pad naar klantsucces:
- Valse verwachtingen – Voorkom valse verwachtingen. Wat verkopers tijdens het verkoopproces communiceren, zal het projectteam ook moeten leveren. Verkopers gaan vaak tot het uiterste om deals te sluiten en beloven daarom zaken die het projectteam misschien niet kan waarmaken. Zorg ervoor dat alles duidelijk en goed is vastgelegd in het contract en het Service Level Contract. Het opleiden en trainen van je verkopers kan hierbij helpen.
- Langdradig proces – Wanneer beide partijen aan de slag gaan, is iedereen vol enthousiasme en daadkracht. Een inwerkproces dat te lang duurt, kan tot barstjes in de fundering leiden. Zorg ervoor dat jij en je medewerkers een duidelijk inwerkproces opzetten en implementeren.
- Onduidelijk stappenplan – Op het moment dat een klant stappen mist in het onboarding proces, is het alsof men geblinddoekt door een donker bos loopt. Zorg ervoor dat er continu een duidelijk stappenplan ligt waarin alle te nemen stappen duidelijk beschreven staan, maar ook wie erbij betrokken zijn en wat er bij iedere stap in het proces verwacht kan worden.
- Communicatie – Het communiceren van de stappen naar de juiste belanghebbenden/mensen is essentieel. Na het tekenen van het contract hoef je niet te verwachten dat de hele wereld om het project draait. Duidelijke en tijdige communicatie is noodzakelijk.
- Mensen op één lijn krijgen – Zorg ervoor dat alle benodigde personen betrokken zijn bij het project, dit gaat in principe hand in hand met de hierboven genoemde goede communicatie.
Laten we zeggen dat je dit jaar 500 klanten hebt gehad en dat er 25 zijn afgehaakt. Het churn percentage is in dit geval dan als volgt:
Knelpunten identificeren
Ons doel is niet om je specifieke informatie te geven over het churn percentage, maar we willen wel begrijpen wat de oorzaken zijn van klant churn in de productiesector. Niet alleen kent deze sector lange en ingewikkelde verkoopcycli, maar ook is het operationele gedeelte van klantfocus uiterst complex.
We zullen wat dieper ingaan op de onderdelen die de algehele klantervaring bepalen, wat er fout gaat en hoe we dat vanuit het oogpunt van technici kunnen oplossen.
Klantervaring
Alle schakels in jouw bedrijf zijn met elkaar verbonden: mensen die ideeën bedenken en uitvoeren, managers die processen beheren en directeuren die beslissen over langetermijnstrategieën. In dit web van besluitvormingsstructuren bevindt zich de engineer, degene die de spil is in het succes van een project en dus ook de klanttevredenheid.
Het algemene dilemma van engineers
Waar lopen technische projectmanagers en engineers tegenaan?
Technische projectmanagers en engineers spelen verschillende rollen, waaronder:
-
Technische projectmanagers zorgen voor een naadloze projectuitvoering, van planning tot oplevering.
-
Sales engineers vormen de brug tussen de wensen van klanten en de technische oplossingen.
-
Quality engineers dragen zorg voor hoogwaardige producten volgens strenge kwaliteitsnormen.
-
Technici richten zich op procesoptimalisatie ter verbetering van de efficiëntie en vermindering van de kosten.
-
Supply chain managers houden toezicht op de materiaalstroom, van inkoop tot voorraadbeheer.
In het dynamische veld van productie en projectgebaseerde industrieën spelen al deze verschillende rollen samen een belangrijke rol in de creatie en verbetering van producten en diensten. En dan hebben we het nog niet eens over alle andere taken die deze mensen uitvoeren.
De eeuwige kriebels die technici ervaren
Elke dag voeren engineers diverse taken uit die het hart van hun werk vormen. De 5 belangrijkste dagelijkse taken zijn projectmanagement, projectontwikkeling, problemen oplossen, gegevensanalyse en rapportering, en klantinteracties.
Project Management
Het managen van projecten is een tijdrovende taak waarin planning, coördinatie, uitvoering, bewaking en zorgen dat projecten op schema blijven bij elkaar komen. Dit houdt in: projectdoelen stellen, middelen beheren, de voortgang volgen en problemen oplossen die ontstaan tijdens de looptijd van een project. En last but not least, ervoor zorgen dat projecten op tijd en binnen het budget worden opgeleverd.
Productontwikkeling en -design
Engineers en technische leads besteden een aanzienlijke hoeveelheid tijd aan productontwikkeling en design activiteiten. Denk hierbij aan het maken van gedetailleerde specificaties, onderzoek, ontwerpen, prototypen en testen van nieuwe producten, of het aanbrengen van verbeteringen aan bestaande producten, en het waarborgen van de kwaliteit en prestaties van de producten.
Problemen oplossen en troubleshooten
Engineers moeten regelmatig technische problemen oplossen, of het nu gaat om product fouten, productievertragingen, kwaliteitscontrole of storingen in apparatuur. Maar zij moeten ook problemen en vragen van klanten oplossen. Troubleshooting vereist tijd en expertise bij het vinden van effectieve antwoorden en oplossingen.
Data analyse en rapporteren
Het analyseren van gegevens en het genereren van rapporten is essentieel bij het maken van beslissingen en het verbeteren van processen. Productie engineers besteden veel tijd aan het verzamelen en analyseren van data over onder andere de kwaliteit van producten, efficiëntie van de productie en de voortgang van projecten.
Interacties met klanten
Sales engineers en technische specialisten besteden een groot deel van hun tijd aan contacten met klanten. Hierbij gaat het om het geven van productdemonstraties, het beantwoorden van klantvragen, het oplossen van problemen, het in kaart brengen van de behoeften van klanten en het bieden van technische expertise zodat de uitdagingen waarmee klanten worden geconfronteerd, kunnen worden aangepakt.
Naast de bovenstaande 5 alledaagse taken zijn engineers ook betrokken bij kwaliteitscontrole processen, inspecties en de naleving van kwaliteitsnormen en voorschriften.
Andere taken waarmee technici zich moeten bezighouden, zijn het beheer van de toeleveringsketen en de toewijzing van middelen. Het beheren van resources zoals mankracht, apparatuur en materialen is essentieel om productiedoelen te realiseren. Voorraadbeheer en een soepele goederenstroom zijn essentieel zodat projecten op schema blijven.
Engineers monitoren ook de compliance en zorgen ervoor dat producten voldoen aan de geldende veiligheids- en kwaliteitseisen. Bovendien zijn ze verantwoordelijk voor het risicomanagement en identificeren, beoordelen en beperken ze proactief risico’s zoals storingen in de toeleveringsketen, productie vertragingen of wijzigingen in de regelgeving. Tot slot houden engineers zich ook bezig met kostenmanagement zodat de winstgevendheid gewaarborgd blijft.
Het takenpakket van ingenieurs is enorm gevarieerd en geen werkdag is hetzelfde. De belangrijkste vraag is dus: wat hebben ingenieurs nodig ter ondersteuning bij hun werk?
Wat hebben technici nodig?
Technici houden van innovatie. Ze ontwerpen graag betere of nieuwe producten. Maar tegelijkertijd zijn ze volledig afhankelijk van alle andere betrokken afdelingen. De uitdagingen waarvoor ze staan zijn gigantisch. Bijvoorbeeld wanneer verkopers beloftes doen die engineers vervolgens moeten nakomen, maar die misschien niet haalbaar zijn. Dit leidt onvermijdelijk tot wrijvingen. Of wanneer tijdens het productieproces bepaalde materialen nog niet in het magazijn liggen, waardoor een project vertraging kan oplopen. Vaak zijn het de engineers die dit aan de klant moeten uitleggen. Of als een product aanpassingen vereist, maar een oplossing vinden kost tijd. Al deze aspecten maken het werk van technici behoorlijk complex en veeleisend.
Engineers werken nauw samen met klanten, maar ook met collega’s van andere afdelingen. Daarom is het samenbrengen van technici en andere afdelingen, vooral afdelingen die van elkaar afhankelijk zijn, essentieel voor een goede samenwerking, het op één lijn brengen van de doelen en het waarborgen van het algehele succes van jullie bedrijf.
Er zijn diverse oplossingen voor deze problemen, waaronder:
1. Multifunctionele teams – Stel functie overschrijdende projectteams samen waarin medewerkers van engineering, verkoop, marketing, productie, logistiek en andere relevante afdelingen samenwerken. Op deze manier is elk onderdeel van het productieproces direct bij het project betrokken. Deze teams richten zich op specifieke projecten of producten, en garanderen dat er vanaf bij de start en tijdens het hele proces rekening wordt gehouden met alle perspectieven.
2. Samen doelen opstellen & concepten ontwikkelen – Wanneer er in multifunctionele teams wordt gewerkt, zijn engineers, verkopers en andere betrokkenen al in een vroeg stadium betrokken bij het genereren van nieuwe ideeën en het creëren van gezamenlijke doelen en doelstellingen. Er wordt gewerkt vanuit wederzijds begrip en afstemming. Als engineer zul je de behoeften van de markt beter leren begrijpen en als verkoper krijg je een beter inzicht in de technische aspecten van de producten die je verkoopt.
3. Duidelijke rolverdeling en verantwoordelijkheden – Zodra de doelen en doelstellingen van het project duidelijk zijn, is het zaak de taken en verantwoordelijkheden van iedere afdeling, de relevante teamleden bij de ontwikkeling van het product en het projectproces te definiëren. Dit voorkomt onduidelijkheden en zorgt ervoor dat men zich verantwoordelijk voelt.
4. Heldere communicatiekanalen – Door duidelijke en open communicatiekanalen op te zetten tussen alle afdelingen via regelmatige vergaderingen, zowel formeel als informeel, en met tools waarbij alle projectfasen gestructureerd en duidelijk zichtbaar zijn voor alle teamleden, zorg je ervoor dat iedereen op één lijn zit op het gebied van projectdoelen en -voortgang.
5. Regelmatige terugkoppeling -Het is belangrijk om feedbackmechanismen te creëren waardoor alle afdelingen gedurende de looptijd van het project input en feedback kunnen geven. Dit bevordert iteratieve verbeteringen en vermindert potentiële conflicten.
Deze 5 strategieën vormen de basis van elk succesvol project. Je werknemers moeten echter ook zien dat het management van het bedrijf samenwerking tussen afdelingen waardeert en actief ondersteunt.
Een andere belangrijke en zeer nuttige strategie is cross-training. Bijvoorbeeld: technici geven technische training aan verkoopteams en sales teams presenteren hun marktinzichten aan technici. Op deze manier verkrijgen werknemers een basisbegrip van elkaars rollen en uitdagingen. Of je kunt teambuilding activiteiten en workshops organiseren om de banden tussen afdelingen te versterken, en vertrouwen en wederzijds begrip te creëren. Last but not least kan het opstellen van gedeelde prestatie benchmarks, die het succes en de vooruitgang bij het bereiken van gemeenschappelijke doelen meten, de motivatie van alle afdelingen vergroten om gezamenlijk naar hun gemeenschappelijke doelen toe te werken.
Door het implementeren van deze strategieën kun je de kloof tussen technici en andere afdelingen overbruggen en ervoor zorgen dat ze effectief samenwerken bij het realiseren van de beloften van het bedrijf en bij het voldoen aan de behoeften van zowel klanten als de organisatie. Samenwerking is de sleutel tot een succesvolle en evenwichtige werkomgeving.
Het zijn doorgaans niet de mensen die het churn-risico veroorzaken. De bestaande systemen zijn vaak de hoofdoorzaak van het falen en churn-risico. Laten we eens kijken naar de hoofdoorzaak van het churn-risico.
De belangrijkste oorzaak van het risico op churn zijn NIET de mensen
Als het gebrek aan geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen wrijving veroorzaakt bij je mensen
Dit zijn een aantal problemen waar technici en andere medewerkers mee te maken krijgen als jullie systemen het laten afweten. Bovendien moeten de engineers voldoen aan de wettelijke normen en uitvoerige administratie bijhouden. Wanneer de systemen falen en de bijbehorende administratie niet beschikbaar is, kunnen er problemen ontstaan op het gebied van compliance en audits, wat mogelijk resulteert in boetes. Technici ervaren ook vaak weerstand van collega’s wanneer nieuwe systemen worden geïmplementeerd. Of wanneer de technici beseffen dat er behoefte is aan verandering, maar gefrustreerd raken wanneer de door hen gedane aanbevelingen niet worden opgevolgd, of wanneer er een gebrek aan ondersteuning is voor systeem upgrades. Last but not least is er nog het probleem van onvoldoende training in de bestaande systemen of nieuwe technologieën. Wanneer mensen niet voldoende zijn opgeleid in het gebruik van bestaande of nieuw geïmplementeerde systemen, ontstaat er frustratie, met als gevolg problemen met de productiviteit en kwaliteit.
Gelet op het bovenstaande kan het oplossen van technische problemen met betrekking tot verzoeken of wensen van klanten een enorme uitdaging worden als de technici niet over de juiste informatie beschikken en een goed gestructureerd en geïntegreerd bedrijfssysteem beschikken. Zonder basisgegevens, gestandaardiseerde procedures en gestroomlijnde processen wordt het lastig om problemen van klanten efficiënt te analyseren en op te lossen.
Om problemen effectief op te lossen en aan de behoeften van klanten te voldoen, heb je betrouwbare informatie en goed georganiseerde processen en systemen nodig zodat je tijdig en accuraat kunt reageren. Investeren in het juiste systeem en de juiste tools is cruciaal zodat jouw technici de hoogwaardige technische ondersteuning en oplossingen kunnen bieden waar jullie klanten om vragen (en die jullie ook willen bieden).
De oplossing: geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen.
De voordelen van geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen
Technologie kan een game-changer zijn, ook zonder enorme investering. Met de implementatie van een basissysteem voor Customer Relationship Management (CRM) waarmee interacties, voorkeuren en feedback van klanten worden bijgehouden, en het gebruik van automatiseringstools voor routinetaken zoals het plannen van afspraken, facturatie en follow-ups, beschik je over alles wat nodig is om de communicatie en samenwerking met je klanten goed te laten verlopen.
Alle genoemde oplossingen en strategieën zijn gebaseerd op het belang van een geïntegreerd bedrijfssysteem. De implementatie van een dergelijk systeem zorgt voor soepelere interacties met klanten, een grotere klanttevredenheid en een hogere algehele efficiëntie. Oplossingen op maat, afgestemd op jullie specifieke behoeften, kunnen in potentie het verschil maken voor jullie bedrijf, jullie werknemers en natuurlijk ook jullie klanten.
Voordelen van geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen voor technici
Gestroomlijnde workflows
Met een geïntegreerd bedrijfssysteem worden alle data en processen gecentraliseerd en gestroomlijnd. Dankzij de gestroomlijnde processen weet iedereen die bij het project betrokken is (intern en extern) precies wat de status van het project is en wat er op welk moment tijdens het project nodig is. De engineers hoeven niet langer door meerdere, losgekoppelde tools en systemen te navigeren. Met geïntegreerde bedrijfsprocessen en systemen verloopt alles efficiënter en wordt de kans op fouten geminimaliseerd.
Betere samenwerking
Toegang tot en integratie van data
Technici hebben behoefte aan nauwkeurige data. Met geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen worden de gegevens van alle afdelingen samengebracht, zoals sales, marketing en productie. Alle leden van het projectteam (inclusief de technici) hebben in realtime toegang tot essentiële informatie, projectgegevens en historische gegevens, waardoor beter geïnformeerde beslissingen en ontwerpen kunnen worden ontwikkeld. Dankzij deze integratie en de toegankelijkheid kunnen engineers producten ontwerpen die voldoen aan de eisen van de markt, wat de concurrentiepositie van jullie bedrijf verbetert. Met een geïntegreerd bedrijfssysteem is het bovendien mogelijk om tijdens het productieproces aanpassingen te doen die veel eenvoudiger en sneller kunnen worden doorgevoerd.
Beter resource management
We hebben het al gehad over het probleem met resource management als geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen ontbreken. Zodra je een geïntegreerd bedrijfssysteem hebt, beschik je over nauwkeurige en realtime gegevens, waardoor de technici efficiënter kunnen plannen en resources kunnen alloceren. Optimalisatie van het gebruik van materialen, apparatuur en mankracht reduceert verspilling. De afdeling inkoop kan slimmer inkopen en de logistieke afdeling kan het gebruik van magazijnen veel beter plannen.
Andere voordelen
Dit alles verhoogt automatisch de productiviteit en reduceert handmatig werk. Geen dubbele gegevensinvoer meer, minder fouten en meer efficiëntie. Jouw technici en andere teamleden kunnen zich richten op hun kerntaken, waardoor hun productiviteit zal toenemen.
Een ander groot voordeel van geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen is schaalbaarheid. Dankzij geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen is het mogelijk om je bedrijf op te schalen en kun je, zonder grote verstoringen of problemen met gegevensmigratie, inspelen op hogere technische vereisten, en eenvoudig nieuwe producten en diensten introduceren.
Geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen bieden engineers het voordeel van real-time analyses, waardoor ze meer inzicht krijgen in de voortgang van projecten, prestaties en mogelijke problemen. Dergelijke informatie stelt hen in staat om data-gestuurde beslissingen te nemen.
Het belang van op maat gemaakte oplossingen voor het succes van jouw klanten
Verbeterde klanttevredenheid & -retentie – Als klanten het gevoel hebben dat jullie hun specifieke behoeften begrijpen en daar effectief op inspelen, zal hun tevredenheid toenemen en is de kans groter dat ze loyaal blijven aan jullie merk. Dit vermindert de churn en verhoogt de customer lifetime value. De schaalbaarheid van geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen biedt bovendien de flexibiliteit die nodig is om je aan te passen aan veranderende behoeften en wensen van klanten.
Efficiënte en proactieve probleemoplossing – Dankzij de eigenschap om binnen het geïntegreerde bedrijfssysteem oplossingen op maat te maken, kunnen technici (en/of andere teamleden) problemen efficiënter aanpakken. Zo kan het systeem bijvoorbeeld proactieve monitoring en probleemoplossing faciliteren. Door inzicht te krijgen in de individuele situatie van elke klant, kunnen technici sneller en nauwkeuriger oplossingen aanbieden. Als problemen worden geïdentificeerd en aangepakt nog voordat klanten dat zelf in de gaten hebben, worden klachten en negatieve ervaringen voorkomen en frustraties en wachttijden verminderd.
Na het lezen van al het bovenstaande, zijn hier de 3 belangrijkste voordelen die jij en je engineers zullen ontdekken bij het implementeren van geïntegreerde bedrijfsprocessen en het systeem als geheel:
-
De snelheid van jullie responses op behoeften van klanten;
-
Nooit meer verzoeken of vragen van klanten kwijtraken; en
-
De kans op het terugwinnen van verloren klanten vergroten.
Sneller reageren op behoeften van klanten
- Automatische meldingen instellen – Stimuleer het gebruik van automatische signaleringssystemen waarmee engineers, technische specialisten en anderen automatisch op de hoogte worden gebracht van nieuwe vragen of ondersteuning verzoeken van klanten. Met behulp van dit soort intelligente alerts kunnen dringende verzoeken een hogere prioriteit krijgen, zodat ze sneller worden opgelost.
- Antwoorden te standaardiseren – Creëer vooraf gedefinieerde sjablonen of gestandaardiseerde antwoorden voor veelvoorkomende vragen van klanten. Hiermee kunnen technische teams sneller reageren zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de antwoorden die ze geven.
- Taken met een hoge impact te prioriteren – Train technisch personeel in het identificeren van taken met een hoge impact die onmiddellijke aandacht vereisen en bepaal de prioriteiten. Dit zorgt ervoor dat kritieke problemen van klanten onmiddellijk worden opgepakt.
Voor het effectief instellen van automatische waarschuwingen/notificaties is het belangrijk om allereerst de voornaamste triggers te identificeren. Problemen die onmiddellijke aandacht vereisen, zoals vragen van klanten, ondersteuningsverzoeken of kritieke problemen. Kies een robuust signaleringssysteem of software dat kan worden geïntegreerd met jullie communicatiekanalen (e-mail, messaging apps, etc.).
Ontwerp en configureer vervolgens het systeem dat deze triggers monitort en vervolgens in real-time meldingen verstuurt naar de relevante engineers of specialisten. Zorg ervoor dat deze notificaties duidelijk, beknopt en bruikbaar zijn en alle essentiële details over het verzoek bevatten. Evalueer en pas de signaleringscriteria regelmatig aan, zodat de responstijden kunnen worden verfijnd en de efficiëntie nog verder wordt verbeterd.
Geen enkel verzoek zal ooit nog zoekraken
- Een ticketing systeem – Implementeer een ticketingsysteem of programma voor taakbeheer waarin alle verzoeken van alle klanten worden vastgelegd en gevolgd. Het is belangrijk dat alle verzoeken in het systeem worden geregistreerd. Dit zorgt ervoor dat er geen enkel verzoek ontbreekt en over het hoofd wordt gezien.
- Geautomatiseerde follow-ups – Configureer automatische follow-up berichten binnen het ticketing systeem waardoor teams periodiek worden herinnerd over de status van openstaande verzoeken. Zo wordt voorkomen dat verzoeken van klanten door de mazen van het net vallen.
- Accountability – Het is belangrijk dat de verantwoordelijkheid voor ieder klant verzoek wordt toegewezen aan specifieke teamleden. Helder en duidelijk “ownership” zorgt ervoor dat er altijd iemand verantwoordelijk is voor de oplossing.
verzoeken. Kies ticketing software die aansluit bij de behoeften van jouw teams. Creëer duidelijke richtlijnen voor het vastleggen en categoriseren van klantverzoeken binnen het systeem.
Train de medewerkers om tickets (klantverzoeken) direct na ontvangst te beoordelen, te labelen en zet een workflow op rondom escalerende en/of urgente problemen. Stel automatische herinneringen in voor follow-ups en creëer een proces waarbij tickets worden afgesloten zodra ze zijn opgelost. Controleer regelmatig of er openstaande tickets zijn die misschien niet meer worden opgevolgd en wijs “ownership” toe om er zeker van te zijn dat er verantwoording wordt genomen.
Een robuust systeem met tracking- en ticketing mechanismen zorgt ervoor dat ieder verzoek van een klant effectief wordt afgehandeld. Geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen zorgen ervoor dat klanten op de hoogte worden gebracht wanneer het probleem is afgehandeld. Deze follow-up lost niet alleen het probleem van de klant op, maar vergroot ook hun vertrouwen in je bedrijf. Ze zien dat jullie hun zorgen serieus nemen en een uitstekende klantenservice nastreven. Dit verbetert op zijn beurt de relatie met klanten, schept vertrouwen en vergroot de loyaliteit.
Win één of twee verloren deals terug
Het gebruik van geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen kan een doorslaggevende rol spelen bij het terugwinnen van verloren deals. Wanneer al jullie bedrijfsactiviteiten gestroomlijnd zijn en de gegevens geïntegreerd, dan beschikken jullie over een volledig overzicht en inzicht in al de interacties met jullie klanten.
Het systeem zorgt ervoor dat het salesteam verloren klanten opnieuw kan bezoeken met een gepersonaliseerde aanpak. Dankzij zowel de historische gegevens als de realtime inzichten kunnen jouw verkopers hun benadering afstemmen op de specifieke behoeften en voorkeuren van iedere (verloren) klant.
- Opnieuw contact te leggen met verloren klanten – Moedig je verkopers aan om proactief contact op te nemen met eerder verloren klanten. Deel succesverhalen of casestudy’s die laten zien op welke manier jullie bedrijf is gegroeid en vooruit is gegaan sinds de laatste interactie met de klant.
-
Aanbiedingen te personaliseren – Biedt oplossingen of voorstellen aan die specifiek zijn afgestemd op de zorgen of bezwaren die tot het verlies van deze deals hebben geleid. Personalisatie laat een oprechte toewijding zien om aan de behoeften en wensen van de klant te voldoen.
Follow-up strategieën te ontwikkelen – Zet gestructureerde follow-up strategieën op waarin meerdere contactmomenten met verloren klanten zijn opgenomen. Volharding kan lonen bij het terugwinnen van klanten.
Begin met het samenstellen van een lijst van verloren klanten en categoriseer ze op basis van de redenen waarom zij “verloren zijn gegaan”. Ontwikkel een gepersonaliseerde strategie voor iedere categorie en iedere klant. Creëer vervolgens een reeks contactmomenten, waaronder e-mails, telefoongesprekken of persoonlijke ontmoetingen, met als doel het herstellen van de relatie.
Benadruk tijdens deze interacties alle verbeteringen of innovaties die jullie bedrijf heeft doorgevoerd sinds de vorige afspraak. Pas je aanbiedingen aan zodat de specifieke zorgen of bezwaren die tot het verlies hebben geleid, worden meegenomen. Consistentie en volharding zijn essentieel, dus stel een tijdlijn op voor de follow-ups en monitor de voortgang.
Als je laat zien dat je volledig begrijpt wat er mis is gegaan en oplossingen presenteert die weerklank vinden bij de klant, vergroot je je kansen aanzienlijk om die verloren deals terug te winnen. Dankzij geïntegreerde bedrijfsprocessen en -systemen wordt niet alleen de efficiëntie verbeterd, maar groeit ook het vertrouwen en de oprechte interesse, waardoor het terugwinnen van een of twee deals niet alleen mogelijk, maar zeer waarschijnlijk wordt. Het is een krachtig middel om de omzet te verhogen en klantrelaties te verstevigen.
In een notendop, welke voordelen bieden geïntegreerde bedrijfsprocessen jou?
Spire eX Digitaal Transformatie Programma
Aanvullende resources rond geïntegreerde bedrijfsprocessen
[2] Linkedin – Customer response time will either make your business swim or sink (Engelstalig)
[3] Spiresolutions Blogspot – Het Coolblue-effect: creëer exponentiële groei met een perfecte klantenservice!
[4] Spiresolutions Blogspot – Verpletter je concurrentie: Waarom een ticketingsysteem de sleutel is tot klanttevredenheid en groei
[5] Spiresolutions Blogspot – Ontevreden klanten en omzetverlies vanwege gebrekkige systemen. Hoe voorkom je dit?
[7] TechTarget – What is business integration? (Engelstalig)
[8] Oracle Netsuite – Benefits of an Integrated Business Software System (Engelstalig)
[8] Spiresolutions Blogspot – Maximaliseer jouw projecten met actuele statusrapporten en een ideale workflow